Business Analyse – kompakt erläutert.
Vom Use Case zur präzisen Anforderung: Eine Anleitung für KMU
In der Business Analyse ist die Umwandlung von Use Cases in klare Anforderungen entscheidend für den Projekterfolg. Der Prozess verlangt sowohl methodische Genauigkeit als auch ein tiefes Verständnis der Geschäftsziele und der spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens. Für KMU bedeutet dies, dass die Anforderungen sowohl realisierbar als auch massgeschneidert auf ihren Kontext sein müssen.
Verständnis für den Use Case entwickeln
Ein Use Case beschreibt eine spezifische Nutzung eines Systems aus Sicht eines Anwenders. Um von einem Use Case zu einer detaillierten Anforderung zu gelangen, ist es notwendig, vollständig zu verstehen, was der Benutzer erreichen möchte und warum. Nehmen wir ein KMU im Einzelhandel als Beispiel: Der Use Case könnte beschreiben, wie ein Kassensystem die Inventur beschleunigen soll. Hier ist es wichtig, die genauen Herausforderungen bei der Inventur zu erkennen und die wesentlichen Anforderungen an das Kassensystem abzuleiten.
Die Anforderungen spezifizieren
Aus dem Verständnis des Use Cases leitet sich die Spezifikation der Anforderungen ab. Es geht darum, präzise und technisch umsetzbare Vorgaben zu formulieren. Kriterien wie Funktionalität, Leistung und Benutzerfreundlichkeit müssen klar definiert sein. Für unser Beispiel im Einzelhandel wäre eine sachgerechte Anforderung, dass das Kassensystem die Bestände in Echtzeit aktualisiert, um Verzögerungen im Verkaufsprozess zu minimieren.
Kommunikation mit den Stakeholdern
Eine transparente und effektive Kommunikation mit den Stakeholdern ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass die Anforderungen den Erwartungen entsprechen. Es ist ratsam, regelmässige Feedback-Schleifen einzubauen, um Missverständnisse frühzeitig zu klären. In einem KMU sollte dies in einem regelmässigen Austausch mit den Geschäftsführern und den Nutzern des Systems erfolgen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen auch praktisch sinnvoll sind.
Typische Fehler und ihre Korrektur
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Klarheit bei der Formulierung von Anforderungen. Unklare oder mehrdeutige Anforderungen führen oft zu Implementierungsproblemen. Die Korrektur besteht darin, Anforderungen so konkret wie möglich zu formulieren und eine standardisierte Template-Nutzung für die Dokumentation in Betracht zu ziehen.
Ein weiterer Fehler ist das Ignorieren von nicht-funktionalen Anforderungen wie Systemzuverlässigkeit und Skalierbarkeit. Diese lassen sich durch ein strukturiertes Priorisieren der Anforderungen beheben und sind essential für den nachhaltigen Systemerfolg.
Schliesslich werden Benutzer oft nicht ausreichend in den Prozess eingebunden. Um dies zu vermeiden, sollte ein Konzept für eine kontinuierliche Nutzereinbindung entwickelt werden.
14-Tage Handlungsanleitung
Tag 1–3: Entwickeln Sie ein tiefes Verständnis der Use Cases durch Workshops mit den Endbenutzern und Dokumentationen.
Tag 4–6: Beginnen Sie mit der präzisen Formulierung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen.
Tag 7: Organisieren und strukturieren Sie die Anforderungen mithilfe eines standardisierten Templates.
Tag 8–10: Holen Sie Feedback von den Stakeholdern ein und passen Sie die Anforderungen entsprechend an.
Tag 11–13: Erstellen Sie ein Konzept für eine kontinuierliche Einbindung der Benutzer inklusive regelmässiger Feedback-Schleifen.
Tag 14: Finalisieren und validieren Sie die Anforderungen durch eine abschliessende Besprechung mit allen relevanten Stakeholdern.
Mit dieser Vorgehensweise können KMU sicherstellen, dass ihre Anforderungen effektiv aus Use Cases entwickelt werden und die Implementierung zielgerichtet und effizient erfolgt.
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