Prozessorientierung als Hebel für nachhaltige Kostenreduktion

Kernaussage: Ich unterstütze KMU dabei, durch konsequente Prozessorientierung Betriebskosten nachhaltig zu senken und zugleich Qualität und Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Warum Prozesse zuerst wirkt

Ich biete einen pragmatischen Ansatz: statt in Software oder Technologie zu investieren, analysiere ich zuerst Ihre Abläufe. Klare Prozesse reduzieren Wiederholarbeit, vermeiden Fehler und schaffen stabile Durchlaufzeiten. Typische Bereiche mit Einsparpotenzial sind Auftragsabwicklung, Einkauf, Reklamationsmanagement und Lagersteuerung. Durch standardisierte Abläufe sinken Fehlmargen, Überstunden und Materialverluste.

Vorgehen zur Prozesserhebung

Ich liefere strukturierte Prozessaufnahmen vor Ort. Ich beobachte Tätigkeiten, dokumentiere Arbeitsfolgen und erfasse Prozesszeiten. Für ein KMU reicht oft eine fokussierte Aufnahme von 3–5 Kernprozessen. Ich nutze einfache Flussdiagramme und Zeitmessungen, damit die Mitarbeitenden die Abläufe verstehen. Beispiel: Bei einem Metallbaubetrieb dokumentiere ich Kundenauftrag, Materialbestellung, Fertigung und Montage; dadurch werden zwei unnötige Zwischenlagerungen sichtbar, die Lagerkosten erhöhen.

Analyse und Priorisierung

Ich unterstütze bei der Bewertung von Hebeln: Fehlerkosten, Durchlaufzeit, Kapazitätsengpässe, und Kundenrelevanz. Mit einer Kosten-Nutzen-Priorisierung wähle ich die Prozesse, die am meisten Wirkung bringen. Beispiel: In einer Bäckerei senkt die Optimierung der Lieferlogistik Lieferkosten und Frischeverluste stärker als eine neue Produktionsmaschine.

Massnahmen und Umsetzung

Ich führe konkrete, einfache Massnahmen ein: Standardarbeitsanweisungen, Checklisten, Verantwortlichkeitszuweisungen, und visuelle Steuerung (z. B. Kanban-Karten, Lagerkennzeichnung). Ich begleite die Einführung für 2–4 Wochen, schule Schlüsselpersonen und messe Soll-/Ist-Werte. Beispiel: Bei einem Sanitärbetrieb reduziere ich Fehlfahrten, indem Materialsets für gängige Aufträge vorgepackt werden.

Typische Fehler und Korrektur

Fehler 1: Start mit Technologie statt mit Prozessanalyse. Korrektur: Ich analysiere zuerst Abläufe; Software wird nur als Hebel eingesetzt, wenn Prozessstabilität vorhanden ist.
Fehler 2: Zu komplexe, unverständliche Prozessdokumente. Korrektur: Ich erstelle einfache, visuelle Arbeitsanweisungen und trainiere Mitarbeitende direkt am Arbeitsplatz.
Fehler 3: Keine Verantwortlichkeit für Prozessänderungen. Korrektur: Ich weise klare Prozessverantwortliche zu und definiere kurze Review-Zyklen.

Messung und Nachhaltigkeit

Ich implementiere einfache Kennzahlen: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nacharbeitsstunden, und Materialverlust. Wöchentliches Kurzdashboard reicht für KMU, um Entwicklungen zu verfolgen. Ich empfehle kurze Verbesserungsmeetings statt seltenen Grossprojekten. So bleiben Prozesse lebendig und passen sich der Praxis an.

14–30-Tage-Handlungsanleitung (nummeriert)

Tag 1–3: Ich führe ein Kick-off mit Geschäftsleitung und Schlüsselpersonen durch; Zielsetzungen und 3 zu analysierende Kernprozesse festlegen.

Tag 4–10: Ich nehme die Prozesse vor Ort auf (Beobachtung, Zeitmessung, einfache Flussdiagramme) und sammle Kosten- und Fehlerdaten.

Tag 11–14: Ich analysiere die Daten, priorisiere Massnahmen nach Aufwand und Wirkung und präsentiere einen konkreten Umsetzungsplan.

Tag 15–20: Ich implementiere die ersten Massnahmen (Standardarbeitsanweisungen, Materialsets, Verantwortlichkeiten) und schule Mitarbeitende on-the-job.

Tag 21–24: Ich messe erste Kennzahlen (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Materialverbrauch) und passe Massnahmen an.

Tag 25–30: Ich führe ein Review mit Geschäftsleitung durch, lege Verantwortlichkeiten für laufende Verbesserungen fest und starte einen 90-Tage-Plan zur weiteren Skalierung.

Ich unterstütze Sie bei jedem Schritt, liefere pragmatische Werkzeuge und sorge dafür, dass Prozessverbesserungen in Ihrem Betrieb messbare Einsparungen bringen.