Prozesse zuerst verbessern in KMU — Praxis

Kernaussage: Ich biete einen pragmatischen Ansatz, um Abläufe in KMU zuerst zu stabilisieren, bevor Digitalisierung oder Organisationsumbau erfolgen. Stabile Prozesse senken Kosten, erhöhen Qualität und schaffen die Basis für Wachstum.

Warum Prozesse zuerst folgen müssen

Ich unterstütze KMU dabei, die Reihenfolge zu korrigieren: zuerst Prozesse, dann Tools und Struktur. Fehlschläge bei Digitalisierungsprojekten entstehen oft, weil ineffiziente Abläufe 1:1 automatisiert werden. Ich liefere Methoden, um Tätigkeiten zu beschreiben, Verantwortungen zu klären und Messgrössen zu definieren. Beispiel: Statt sofort eine neue Fakturierungssoftware einzuführen, prüfe ich zuerst, wie Rechnungen aktuell freigegeben, erfasst und nachkontrolliert werden. So verhindere ich Doppeleingaben und Zahlungsausfälle.

Praktisches Vorgehen zur Prozessaufnahme

Ich führe kurze Workshops vor Ort oder remote durch, um Kernprozesse zu erfassen. Ich nutze einfache Flussdiagramme und Checklisten statt aufwändiger Modellierungssprachen. Beispiel aus dem Alltag: Für das Auftragsmanagement dokumentiere ich vom Kundenangebot über Auftragsbestätigung bis zur Auslieferung fünf bis sieben Schritte, benenne beteiligte Personen und halte typische Fehlerquellen fest. Ich messe Durchlaufzeiten und Fehlerquoten als Basis für Verbesserungen.

Standardisierung, Verantwortlichkeiten, Kontrolle

Ich unterstütze beim Einführen klarer Rollen: Prozessverantwortliche, Ausführende und Kontrollinstanzen. Ich empfehle Standardvorlagen für wiederkehrende Aufgaben (Checklisten, E‑Mail-Textbausteine, Übergabeformulare). Beispiel: In der Produktion sorgt eine Übergabecheckliste zwischen Schichten für weniger Produktionsstopps und reduzierte Nacharbeit. Ich implementiere einfache Kontrollpunkte mit festen Kennzahlen (z. B. Reklamationsrate, Liefertermintreue).

Verbesserungsschleifen und geringe Automatisierung

Ich liefere kleine, sofort wirksame Verbesserungen bevor ich automatisiere. Quick Wins können sein: Standard-E‑Mail mit Attachments, verpflichtende Eingabefelder in Excel-Vorlagen, oder visuelle Hinweise im Lager. Wenn Prozesse stabil sind, wähle ich gezielt Automatisierung für repetitive, regelbasierte Aufgaben. Beispiel: Wiederkehrende Bestellfreigaben automatisiere ich erst, nachdem Freigabegrenzen und Eskalationswege definiert sind.

Typische Fehler und die Korrektur

Fehler 1: Zu früh digitalisieren — Korrektur: Erst Prozesse aufnehmen und standardisieren, dann automatisieren. Ich helfe, Abläufe in 1–2 Tagen zu dokumentieren und Schwachstellen zu priorisieren.
Fehler 2: Keine Verantwortlichkeiten — Korrektur: Rollen klar benennen und verbindlich machen. Ich implementiere RACI‑artige Klarheit in einfachen, praxisnahen Begriffen.
Fehler 3: Messen fehlt — Korrektur: Mindestens eine Kennzahl pro Prozess einführen. Ich setze praktikable Metriken wie Durchlaufzeit oder Fehlerquote und sorge für wöchentliche Sichtbarkeit.

Beispiel aus der Praxis

Ich unterstützte ein Handelsunternehmen mit 25 Mitarbeitenden: Nach zwei Halbtages-Workshops wurden Auftragsprüfung, Kommissionierung und Versand mit einfachen Checklisten und einer Verantwortungsmatrix geregelt. Fehlerquote bei Lieferungen sank binnen sechs Wochen von 8% auf 2%. Kosten für Retouren und Nacharbeit reduzierten sich messbar.

14–30‑Tage-Handlungsanleitung (konkret)

Tag 1–3: Kickoff und Zieldefinition (1 Stunde). Ich leite das Treffen, definiere kritische Prozesse und nenne gewünschte Kennzahlen.

Tag 4–8: Prozessaufnahme (2 Halbtage vor Ort oder remote). Ich dokumentiere 3 Kernprozesse mit Flussdiagramm, Rollen und Schwachstellen.

Tag 9–12: Priorisierung und Quick Wins. Ich identifiziere 2–3 sofort umsetzbare Massnahmen (Checkliste, Pflichtfeld, Vorlage) und setze sie mit dem Team um.

Tag 13–18: Verantwortlichkeiten und Kontrolle. Ich weise Prozessverantwortliche zu und definiere 1–2 Kennzahlen pro Prozess. Ich richte ein wöchentliches Kurz-Review ein.

Tag 19–24: Pilotphase und Anpassung. Ich begleite die Umsetzung, sammle Feedback und justiere Dokumente und Abläufe.

Tag 25–30: Entscheid über Automatisierung. Ich prüfe mögliche Automatisierungsoptionen für regelbasierte Aufgaben und erstelle eine kleinen Roadmap mit Aufwandsschätzung.

Ich biete klare, pragmatische Begleitung von der Aufnahme bis zur Stabilisierung. Ich unterstütze bei der Umsetzung der Quick Wins und bei der Entscheidungsgrundlage für Automatisierung.