Prozesse zuerst klare Abläufe für KMU — Praxis

Kernaussage: Ich biete gezielte Prozessanalyse und -optimierung an, damit Ihr KMU in 14–30 Tagen messbare Effizienzgewinne erzielt und wiederholbare Abläufe etabliert.

Warum Prozesse zuerst den Unterschied machen

Ohne strukturierte Prozesse bleiben Entscheidungen inkonsistent und Arbeit wiederholt sich unnötig. Ich unterstütze Sie, indem ich Abläufe priorisiere, Verschwendungen eliminiere und Aufgaben klar zuweise. Typische Bereiche mit Hebelwirkung sind Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Einkauf und Reklamationsmanagement. Klare Prozesse reduzieren Durchlaufzeiten, senken Fehlerquoten und verbessern Kundenzufriedenheit.

Praktisches Vorgehen bei der Prozessanalyse

Ich liefere eine pragmatische Analyse in drei Schritten: Bestandsaufnahme, Messung, Bewertung. Zuerst dokumentiere ich den Ist-Zustand mit Ablaufdiagrammen und Verantwortungszuweisungen. Dann messe ich Durchlaufzeit, Häufigkeit von Nacharbeiten und Fehlerkosten. Abschliessend bewerte ich die Prozesse nach Risiko, Volumen und Aufwand. Beispiel: Bei einem Handelsunternehmen messe ich, wie lange eine Bestellung vom Eingang bis zur Auslieferung dauert und identifiziere Engpässe im Lager.

Prozessgestaltung und Standardisierung

Ich entwickle einfache, standardisierte Verfahrensanweisungen, Checklisten und Vorlagen. Ziel ist, Entscheidungswege zu verkürzen und Routineaufgaben zu vereinfachen. Beispiel: Für die Rechnungsprüfung erstelle ich eine Prüfliste mit vier festen Prüfmerkmalen und klarer Eskalationsregel bei Abweichungen. Standardisierung erleichtert Schulung neuer Mitarbeitender und reduziert Fehler.

Digitalisierung gezielt nutzen, nicht überfrachten

Ich empfehle nur Tools, die echte Probleme lösen. Beginne mit digitalen Formularen, zentraler Ablage und einfachen Workflows. Vermeide komplexe Systeme, die vorhandene Prozesse nur abbilden, ohne sie zu verbessern. Beispiel: Statt sofort ein ERP einzuführen, setze ich für 90 Tage ein digitales Bestellformular mit automatischer Benachrichtigung ein, um den Bestellweg zu straffen.

Kontrolle, Kennzahlen und laufende Verbesserung

Ich implementiere wenige, aussagekräftige Kennzahlen (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Termintreue). Monatliche Reviews identifizieren Abweichungen und leiten Korrekturen ein. Beispiel: Ein Produzent reduziert Nacharbeit, weil ich eine wöchentliche Qualitätskennzahl einführe und bei Überschreitung sofort Ursache und Gegenmassnahmen kläre.

Typische Fehler und wie ich sie korrigiere

Fehler 1: Prozesse nur auf Papier dokumentieren. Korrektur: Ich setze Prozesse in konkreten Praxisroutinen um, führe kurze Schulungen durch und messe die Umsetzung in Echtbetrieb.
Fehler 2: Digitalisierung ohne Prozessanalyse. Korrektur: Ich analysiere zuerst den Ist-Zustand, optimiere dann den Ablauf und wähle danach geeignete digitale Werkzeuge.
Fehler 3: Zu viele Kennzahlen ohne Fokus. Korrektur: Ich definiere maximal 3 Kernkennzahlen pro Prozess, messbar und handlungsorientiert.

14–30-Tage-Handlungsanleitung (nummerierte Schritte)

Tag 1–3: Kick-off – Ich führe ein kurzes Workshop-Interview mit Führung und Schlüsselpersonen durch und erfasse die wichtigsten Prozesse.

Tag 4–7: Ist-Aufnahme – Ich dokumentiere 2–3 Hauptprozesse (Ablaufdiagramme, Verantwortlichkeiten, aktuelle Kennzahlen).

Tag 8–12: Messung – Ich messe Durchlaufzeiten, Fehlerhäufigkeit und Volumen anhand realer Fallbeispiele.

Tag 13–16: Priorisierung – Ich bewerte Prozesse nach Wirkung und Aufwand und wähle 1–2 Prozesse für Optimierung.

Tag 17–20: Umsetzung – Ich erstelle standardisierte Arbeitsanweisungen, Checklisten und simple digitale Formulare; führe kurze Schulungen durch.

Tag 21–25: Pilotbetrieb – Ich begleite die Umsetzung im Echtbetrieb, sammele Messdaten und beobachte Abweichungen.

Tag 26–30: Review und Anpassung – Ich werte die Kennzahlen aus, passe Prozesse an und übergebe einen einfachen Plan für kontinuierliche Verbesserungen.

Ich unterstütze Sie aktiv während des gesamten Zyklus und liefere klar umsetzbare Massnahmen, damit Prozesse in Ihrem KMU verlässlich arbeiten und nachhaltige Effizienzgewinne sichtbar werden.