Prozesse zuerst als – kompakt erläutert.
Kernaussage: Setzen Sie Prozesse an den Anfang jeder Verbesserung; gut definierte Abläufe reduzieren Fehler, beschleunigen Entscheidungen und machen digitale oder organisatorische Investitionen wirkungsvoll.
Warum Prozesse zuerst wichtig sind
Viele KMU investieren in Software, Automatisierung oder neue Rollen, ohne zuvor ihre Abläufe zu prüfen. Das führt zu schlechten Resultaten und Frust. Prozesse zuerst bedeutet: Ermitteln, dokumentieren und optimieren Sie die täglichen Arbeitsabläufe, bevor Sie Werkzeuge einführen. Das schafft Transparenz, Verantwortlichkeit und eine Basis für Skalierung.
Wie Sie Prozesse in Ihrem KMU praktisch angehen
Beginnen Sie mit dem Kern: Welche wiederkehrenden Tätigkeiten beeinflussen Umsatz, Kosten oder Kundenzufriedenheit? Beispiele: Auftragserfassung, Rechnungsstellung, Ersatzteilbestellungen, Reklamationsbearbeitung. Dokumentieren Sie Schritt für Schritt, wer was wann macht, welche Informationen nötig sind und welche Entscheidungswege gelten. Nutzen Sie einfache Flussdiagramme oder Checklisten. Führen Sie kurze Workshops mit Mitarbeitenden durch, die den Prozess täglich leben. So erkennen Sie Engpässe und Doppelspurigkeiten.
Praxisbeispiele aus dem KMU-Alltag
Produktion: Ein Familienbetrieb reduziert Nacharbeit, weil er die Materialprüfung in den Eingangslieferprozess integriert und eine klare Freigabe durch den Produktionsleiter verlangt.
Verkauf: Ein Handelsunternehmen beschleunigt Angebote, indem es Vorlagen und verbindliche Bearbeitungszeiten für Anfragen einführt. Verantwortlichkeiten sind schriftlich geregelt.
Service: Ein Technikerbetrieb standardisiert Meldungen über Serviceeinsätze, sodass Ersatzteile vor dem Einsatz bestellt werden und Termine seltener verschoben werden.
Messgrössen und kontinuierliche Verbesserung
Legen Sie messbare Kriterien fest: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nacharbeitskosten, Termintreue. Messen Sie vor und nach Anpassungen. Kleine, regelmässige Verbesserungen bringen oft mehr als einmalige Grossprojekte. Führen Sie eine monatliche Prozess-Review ein, in der konkrete Massnahmen bewertet und Verantwortliche benannt werden.
Typische Fehler und Korrekturen
Fehler: Sofort Software kaufen ohne Prozessklarheit.
Fehler: Prozesse nur auf dem Papier, keine Umsetzungskontrolle.
Fehler: Prozesse zu detailliert und unflexibel dokumentiert.
Konkrete 14–30-Tage-Handlungsanleitung
Tag 1–3: Auswahl und Priorisierung – Wählen Sie 1–3 Kernprozesse (z. B. Auftragserfassung, Einkauf, Service) nach Einfluss auf Umsatz oder Kosten.
Tag 4–7: Prozessaufnahme – Interviewen Sie Mitarbeitende vor Ort, dokumentieren Sie jeden Prozess in 6–12 Schritten mit Verantwortlichen und benötigten Informationen. Nutzen Sie Checklisten oder einfache Flussdiagramme.
Tag 8–11: Fehler- und Engpassanalyse – Sammeln Sie Schwachstellen, Wiederholfehler und Verzögerungen. Messen Sie Basiswerte (Durchlaufzeit, Fehlerquote).
Tag 12–15: Vereinfachung und Regeln – Entfernen Sie unnötige Schritte, bündeln Sie Verantwortlichkeiten, definieren Sie klare Freigaben und maximale Bearbeitungszeiten.
Tag 16–19: Pilot und Schulung – Führen Sie die überarbeiteten Prozesse mit einem kleinen Team für 1–2 Wochen ein. Schulen Sie Beteiligte kurz und präzise.
Tag 20–24: Messen und anpassen – Vergleichen Sie die gemessenen Werte mit den Ausgangsgrössen. Sammeln Sie Feedback aus dem Team, passen Sie Regeln an.
Tag 25–30: Standardisieren und verankern – Erstellen Sie einfache Prozessdokumente, Checklisten und Verantwortlichkeitslisten. Planen Sie monatliche Reviews und benennen Sie Prozessverantwortliche.
Setzen Sie Prozesse zuerst um. So machen Investitionen in Technologie und Personal langfristig Sinn und Ihr KMU gewinnt Klarheit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit.
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