Klare Sprache als Effizienzfaktor für KMU — Schritt für Schritt

Kernaussage: Klare Kommunikation reduziert Fehler, spart Zeit und stärkt Kunden- und Mitarbeitendenvertrauen. Mit einfachen Regeln und täglichen Routinen verbessern KMU innert 14–30 Tagen messbar ihre interne und externe Verständigung.

Warum klare Kommunikation wichtig ist

Klare Kommunikation verhindert Missverständnisse, reduziert Bearbeitungsaufwand und verbessert Prozesse. In kleinen und mittleren Unternehmen wirken sich falsche oder unpräzise Botschaften sofort auf Aufträge, Lieferzeiten und Mitarbeitendenzufriedenheit aus. Klare Sprache bildet die Grundlage für effiziente Abläufe, verlässliche Kundenbeziehungen und eine saubere Dokumentation.

Konkrete Prinzipien für den Alltag

Sagen Sie kurz, was wichtig ist: Ziel, Verantwortlicher, Deadline. Verwenden Sie feste Begriffe für wiederkehrende Vorgänge (Bestellung, Reklamation, Lieferschein). Schreiben Sie in kurzen Sätzen. Verwenden Sie aktive Verben: «Sie senden», «wir prüfen», «Frist: 10. Mai». Ergänzen Sie bei komplexen Themen eine Checkliste oder ein kurzes Flussdiagramm. Bei E‑Mails: Betreff mit Aktion und Datum, erste Zeile mit Kernaussage, am Schluss klare nächsten Schritte.

Beispiel: Statt «Bitte prüfen Sie die Lieferung» schreiben Sie «Bitte prüfen Sie den Lieferschein 1234 auf Vollständigkeit bis 12.5.; Rückmeldung an Frau Meier per E‑Mail.» Das ist präzise, nennt Verantwortliche und Frist.

Praktische Anwendungen in typischen KMU-Situationen

Auftragserteilung: Verwenden Sie ein Standardformular mit Feldern für Artikel, Menge, Lieferdatum, Ansprechpartner und Preisbestätigung. Auf diese Weise fallen Unklarheiten früh auf.
Interne Übergaben: Nutzen Sie ein kurzes Übergabeprotokoll mit Status, offenen Punkten und Priorität. Beispiel: «Maschine A: Wartung abgeschlossen; Ersatzteil X fehlt; Aktion: Bestellung bis 15.5. durch Technikleitung.»
Kundendienst: Strukturieren Sie Antworten nach Problem, Lösung, nächsten Schritten und Frist. So wirkt jede Kundenkommunikation professionell und handlungsorientiert.

Typische Fehler und konkrete Korrekturen

Fehler 1: Unklare Verantwortlichkeiten. Folge: Aufgaben bleiben liegen. Korrektur: Immer eine verantwortliche Person benennen; wenn möglich mit Kontaktinformation. Beispiel: «Verantwortlich: Markus Keller (ext. 079 000 00 00).»
Fehler 2: Fehlende Fristen oder schwammige Zeitangaben. Folge: Verzögerungen, Eskalationen. Korrektur: Genaue Daten oder Zeitspannen angeben («bis 14.6.» oder «innerhalb 3 Arbeitstagen»).
Fehler 3: Zu lange, unstrukturierte E‑Mails. Folge: Wichtige Punkte werden überlesen. Korrektur: Betreff mit Aktion, erste Zeile Kernaussage, anschliessend nummerierte Schritte oder Bullet‑Points.

Messung und Anpassung

Messen Sie Wirkung anhand weniger Kennzahlen: Anzahl Rückfragen je Anfrage, Termintreue, Reklamationsdauer. Starten Sie mit einer Basisaufnahme über zwei Wochen. Führen Sie danach tägliche Kurz‑Reviews (5 Minuten) in Teams ein: Was lief klar, was nicht? Passen Sie Vorlagen und Checklisten an. Dokumentieren Sie Änderungen zentral und machen Sie sie leicht zugänglich.

14–30‑Tage-Handlungsanleitung

Tag 1–3: Teammeeting (30 Minuten). Vermitteln Sie die drei Kernregeln: Verantwortliche, Frist, klare Aktion. Verteilen Sie Mustervorlagen für E‑Mail, Auftrag und Übergabeprotokoll.

Tag 4–10: Einführung Vorlagen. Pilot in zwei Abteilungen: bestellte Aufträge, interne Übergaben, Kundendienstfälle mit neuen Vorlagen dokumentieren.

Tag 11–17: Basisdaten erfassen. Zählen Sie Rückfragen pro Vorgang und Terminüberschreitungen. Notieren Sie typische Missverständnisse.

Tag 18–21: Kurz‑Review pro Team (10 Minuten). Passen Sie Vorlagen an, benennen Sie zusätzliche Pflichtfelder (z. B. Verantwortlicher, Frist).

Tag 22–26: Schulung für alle Mitarbeitenden (15–20 Minuten) über Mikroroutinen: Betreffregel, erste Zeile mit Kernaussage, nummerierte Schritte.

Tag 27–30: Abschlussmessung und Entscheidung. Vergleichen Sie Rückfragen und Termintreue mit der Basisaufnahme. Entscheiden Sie über Rollout auf alle Bereiche und Fixierung der Vorlagen in der digitalen Ablage.

Diese Schritte sind praxisnah, sofort umsetzbar und erfordern keine teure Software. Klare Kommunikation ist eine Führungsaufgabe; machen Sie sie zur täglichen Routine.