Überblick – Schritt und Entscheidung richtig einordnen.
Kernaussage: Entscheiden Sie anhand klarer, dokumentierter Regeln und eines standardisierten Prozesses; das reduziert Fehlentscheidungen, beschleunigt Umsetzung und erhöht die Verantwortung im Management.
Warum formalisierte Entscheidungsregeln nötig sind
Viele KMU verlassen sich auf Intuition oder informelle Absprachen. Das führt zu Verzögerungen, widersprüchlichen Prioritäten und persönlicher Überlastung. Eine formalisierte Regel legt fest, wer welche Entscheidungen trifft, welche Informationen nötig sind und welche Entscheidungsfrist gilt. Das schafft Transparenz gegenüber Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten.
Beispiel: Der Geschäftsführer definiert, dass Investitionen bis 10'000 CHF von der Abteilungsleitung genehmigt werden, ab 10'000 bis 50'000 CHF der Bereichsleiter und darüber der Verwaltungsrat entscheiden. Diese einfache Schwellenregel reduziert Rückfragen und beschleunigt Beschaffungen.
Standardisiertes Entscheidungsprozess-Design
Beschreiben Sie einen einheitlichen Ablauf: Problemdefinition, Zielkriterien, Informationssammlung, Optionenbewertung, Entscheidungsbefugnis, Dokumentation, Review. Nutzen Sie kurze Vorlagen (eine Seite) statt lange Berichte. Geben Sie klare Entscheidungsfristen vor (z. B. 48–72 Stunden für operative Fragen, 14 Tage für strategische Anliegen).
Beispiel: Bei Personalentscheidungen füllt die Abteilungsleitung eine Checkliste mit Bedarf, Kompetenzprofil und Budgetbewilligung aus. Die HR prüft innerhalb 3 Arbeitstagen und trifft die Entscheidung gemäss delegierter Befugnisse.
Rollen, Verantwortungen und Eskalationspfade
Definieren Sie Rollen präzise: Wer sammelt Daten? Wer bewertet Risiken? Wer validiert Budget und Compliance? Legen Sie Eskalationsstufen fest, wenn Kriterien nicht erfüllt sind oder Fristen überschritten werden. Halten Sie fest, welche Entscheidungen vor Mandatsgebern oder Gesellschaftern zu legitimieren sind.
Beispiel: Lieferantenwechsel wird durch Einkauf geprüft. Wenn Vertragsstrafe >5'000 CHF droht, eskaliert an Geschäftsleitung; bei >25'000 CHF entscheidet der Verwaltungsrat. So wissen alle Beteiligten, wann die nächste Instanz einzuschalten ist.
Bewertungskriterien und Entscheidungsgrundlagen
Nutzen Sie messbare Kriterien: Kosten, Rendite, Ressourceneinsatz, rechtliche Risiken, Kundenauswirkung. Wählen Sie 3–5 Hauptkriterien, gewichten Sie diese und dokumentieren Sie die Bewertung. Vermeiden Sie ausschliesslich subjektive Urteile. Ergänzen Sie bei grösseren Entscheidungen eine einfache Risikoabschätzung mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen.
Beispiel: Bei der Anschaffung einer Maschine prüfen Sie Total Cost of Ownership, erwartete Produktionssteigerung, Lieferzeit und Ausfallrisiko. Bewerten Sie jede Option mit 1–5 und multiplizieren mit Gewichtungen.
Typische Fehler und die Korrekturen
Fehler 1: Keine Delegationsgrenzen. Folge: Geschäftsführer wird zum Flaschenhals. Korrektur: Erstellen Sie eine Delegationsmatrix mit klaren Betragsgrenzen und Verantwortungsbereichen.
Fehler 2: Entscheidungen werden nicht dokumentiert. Folge: Wiederholte Diskussionen, fehlende Lernkurve. Korrektur: Nutzen Sie eine einfache Entscheidungsakte pro Projekt (Entscheidung, Gründe, Daten, Datum, Verantwortliche).
Fehler 3: Zu viele Kriterien, keine Priorisierung. Folge: Entscheidungsparalyse. Korrektur: Reduzieren Sie Kriterien auf 3–5 prioritäre Kennzahlen und legen Sie Gewichtungen fest.
Kontrolle, Lernen und Anpassung
Installieren Sie einen regelmässigen Review-Zyklus: Nach 30, 90 und 180 Tagen prüfen Sie Resultate wichtiger Entscheidungen. Analysieren Sie Abweichungen, lernen Sie aus Fehlern und passen Sie Entscheidungsregeln an. Dokumentieren Sie Lessons Learned kurz und verfügbar.
Beispiel: Nach Implementierung einer neuen Software wird nach 90 Tagen die Soll-/Ist-Nutzungsrate und die Kostenfortschreibung analysiert; Abweichungen >15% führen zu Massnahmen oder Eskalation.
Konkrete 14–30-Tage-Handlungsanleitung (nummeriert)
Tag 1–3: Erfassen Sie die fünf am häufigsten verzögerten Entscheidungen der letzten 6 Monate. Notieren Sie Ursachen und beteiligte Personen.
Tag 4–7: Erstellen Sie eine einfache Delegationsmatrix mit Betrags- und Themen-Grenzen (Investitionen, Personal, Lieferantenverträge). Circa eine Seite.
Tag 8–12: Definieren Sie für jede Entscheidungsart 3–5 Bewertungskriterien und deren Gewichtung. Verwenden Sie Standardskalen (1–5).
Tag 13–16: Entwickeln Sie eine einseitige Entscheidungs-Vorlage (Problem, Optionen, Bewertung, Empfehlung, Entscheider, Frist). Testen Sie die Vorlage an einem aktuellen Fall.
Tag 17–20: Führen Sie die Vorlage im Team ein. Schulen Sie Verantwortliche kurz (30–60 Minuten) und klären Sie Eskalationspfade.
Tag 21–24: Starten Sie den ersten Reviewzyklus für neue Entscheidungen: Sammeln Sie Feedback und dokumentieren Sie mindestens drei Lessons Learned.
Tag 25–30: Finalisieren Sie Anpassungen an Delegation und Vorlage. Legen Sie wiederkehrende Review-Termine fest (90 Tage). Kommunizieren Sie die neuen Regeln an alle relevanten Mitarbeitenden.
Führen Sie diese Schritte aktiv, kurz und konsequent aus. Klare Regeln erhöhen Geschwindigkeit und Verantwortung im Management.
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