Automatisierung in der Prozesserfassung optimiert KMU — Überblick

Automatisierte Prozesserfassung: Effizienzsteigerung im KMU-Alltag

Die automatisierte Erfassung von Prozessen mithilfe IT-gestützter Lösungen steigert die Effizienz und Transparenz in einem KMU erheblich. Sie erlaubt es, Abläufe präzise zu dokumentieren und Engpässe frühzeitig zu identifizieren.

Vorteile der automatisierten Erfassung

Durch die Automatisierung der Prozesserfassung lassen sich menschliche Fehler minimieren und Ressourcen sparen. KMU profitieren von einer lückenlosen Dokumentation, die jederzeit abrufbar ist. Beispielsweise kann ein Produktionsbetrieb mit einem System zur Prozesserfassung seine Lieferketten nachverfolgen und Störungen proaktiv vermeiden. Des Weiteren helfen automatisierte Workflows, die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Integration in bestehende Systeme

Eine erfolgreiche Implementierung setzt voraus, dass die Lösungen nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden. IT-gestützte Tools, die mit Unternehmenssoftware wie ERP-Systemen kompatibel sind, vereinfachen die Einführung erheblich. Ein Handelsunternehmen kann etwa durch den Einsatz von API-Schnittstellen Daten zu Verkaufsprozessen automatisch in sein ERP einpflegen lassen, wodurch die Effizienz im Controlling erhöht wird.

Häufige Fehler bei der Einführung

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Schulung der Mitarbeitenden. Wenn das Verständnis für die neuen Lösungen fehlt, bleibt das Potenzial der Automatisierung ungenutzt. Um dies zu vermeiden, sollten umfassende Schulungen angeboten werden. Ein zweiter typischer Fehler besteht in der Überlastung der IT-Abteilung. Die Einführung neuer Systeme sollte in kleinen, überschaubaren Schritten erfolgen, um die Belastung gering zu halten. Abschliessend ist die Vernachlässigung der Datenqualität problematisch. Die Qualität der erfassten Prozesse hängt stark von der Pflege der Eingabedaten ab. Deshalb sind klare Richtlinien zur Dateneingabe entscheidend.

Schritte zur erfolgreichen Implementierung

Bedarf analysieren (1–3 Tage): Ermitteln Sie den konkreten Bedarf im Unternehmen. Welche Prozesse sollen automatisiert erfasst werden?

Anforderungen definieren (2–3 Tage): Dokumentieren Sie die technischen und funktionalen Anforderungen der gewünschten Lösung.

Anbieter evaluieren (3–5 Tage): Recherchieren Sie mögliche Anbieter und vergleichen Sie deren Lösungen anhand der definierten Kriterien.

Pilotprojekt starten (5–7 Tage): Setzen Sie die Lösung zunächst in einem kleinen Bereich ein, um Erfahrungen zu sammeln und erste Anpassungen vorzunehmen.

Schulung der Mitarbeitenden (3–5 Tage): Führen Sie eine intensive Schulung für die betroffenen Mitarbeitenden durch, um den Umgang mit dem neuen System sicher zu stellen.

Optimierung und Vollausrollung (3 Tage): Optimieren Sie basierend auf dem Feedback der Pilotphase und rollen Sie die Lösung gesamthaft im Unternehmen aus.

Durch eine systematische Umsetzung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen reibungslos und effizient automatisch erfasst werden, was langfristig zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.