Auditfähigkeit von Anfang an sicherstellen — Schritt für Schritt

Kernaussage: Auditfähig zu sein muss von Anfang an Teil der Projekt- und Prozessplanung sein. Nur wer Strukturen, Nachweise und Verantwortlichkeiten früh definiert, reduziert Aufwand, minimiert Risiken und besteht Prüfungen ohne Nachbesserungen.

Warum Auditfähigkeit früh planen

Auditfähigkeit bedeutet, dass Entscheidungen, Prozesse und Dokumente jederzeit prüfbar und nachvollziehbar sind. Für KMU heisst das: nicht erst am Prüfungsstoss Unterlagen zusammenklauben, sondern Abläufe so gestalten, dass Nachweise entstehen. Auditfähigkeit betrifft Finanzen, IT, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Compliance. Wer früh Standards setzt, spart Zeit, vermeidet Bussen und stärkt Vertrauen bei Kunden und Behörden.

Konkrete Elemente auditfähiger Projekte

Definieren Sie Verantwortlichkeiten, Dokumentationen und Ablageorte von Anfang an. Legen Sie fest, wer welche Entscheidungen trifft und wie sie dokumentiert werden (Protokolle, Change-Requests, Versionsstände). Nutzen Sie einfache Vorlagen: Projektplan mit Meilensteinen, Änderungsprotokoll, Entscheidungslog. Halten Sie technische Konfigurationen, Zugangskontrollen und Testnachweise fest. Beispiel: Beim Einführen einer neuen Buchhaltungssoftware dokumentiert das Team die Rollen, Testfälle und die Migration mit Datum, Verantwortlichem und Prüfer.

Praktische Umsetzung im Tagesgeschäft

Bauen Sie auditfähige Routinen in bestehende Abläufe ein. Beim Einkauf heisst das: Bestellauftrag, Wareneingang, Rechnung und Zahlungsfreigabe mit Verknüpfungen. Im Personalwesen: Einstellentscheid, Vertragsunterzeichnung, Schulungsnachweis, berechtigte Zugriffe. Setzen Sie eine zentrale, strukturierte Ablage (physisch oder elektronisch) mit klaren Ordnern und Namenskonventionen. Führen Sie einfache Checklisten für häufige Prüfungen. Beispiel: Beim Lieferantenwechsel wird eine Checkliste ausgefüllt, die Risikoanalyse, Vertragsprüfung und Abnahmetests dokumentiert.

Typische Fehler und Korrektur

Fehler 1: Nachträgliche Dokumentation. Viele Teams erstellen Protokolle erst, wenn das Audit bevorsteht.
Korrektur: Pflicht zur sofortigen Dokumentation einführen. Kurze, verbindliche Protokolle nach jedem Entscheid mit Datum und Unterschrift bzw. digitaler Bestätigung.

Fehler 2: Unklare Verantwortlichkeiten. Wer etwas dokumentiert oder prüft, ist nicht definiert.
Korrektur: Rollen klar zuweisen und in der Projektübersicht sichtbar machen. Verantwortliche müssen unterschreiben oder digital bestätigen.

Fehler 3: Wildes Ablagesystem. Dokumente sind verteilt, Versionen unklar.
Korrektur: Einheitliche Ablagestruktur und Namenskonventionen verbindlich festlegen. Alte Versionen archivieren, aktuelle Version kennzeichnen.

Messbare Kontrollen und interne Audits

Führen Sie regelmässige, kleine Selbstkontrollen ein. Ein vierteljährlicher interner Check über Standardprozesse zeigt Schwachstellen früh. Nutzen Sie einfache Kontrollen: Stichproben von Belegen, Kontrolle der Zugriffsrechte, Verifikation von Schulungsnachweisen. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und Massnahmen. Beispiel: Jedes Quartal prüft ein Verantwortlicher drei zufällige Projekte auf Vollständigkeit der Entscheidungsprotokolle.

Werkzeuge und Vorlagen für KMU

Verwenden Sie pragmatische Werkzeuge: zentrale Ablage (z. B. firmeneigener Server oder vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter), einfache Vorlagen für Protokolle, Checklisten und Change-Logs. Digitalisieren Sie Belege wo möglich und ergänzen Sie Metadaten (Datum, Projekt, Verantwortlicher). Wählen Sie Lösungen, die revisionssicher sind oder Exportfunktionen bieten, damit Prüfer die Nachweise nachvollziehen können.

14–30-Tage-Handlungsanleitung

Tag 1–3: Verantwortlichkeiten definieren. Benennen Sie für jede Kernfunktion (Finanzen, IT, Einkauf, HR, Projektleitung) einen Verantwortlichen für Auditfragen. Dokumentieren Sie Namen und Kontakt.

Tag 4–7: Ablagestruktur und Vorlagen erstellen. Legen Sie Ordnerstruktur, Namenskonventionen und drei Vorlagen fest: Entscheidungsprotokoll, Checkliste, Change-Log.

Tag 8–12: Bestehende Projekte prüfen. Wählen Sie zwei laufende Projekte und füllen Sie fehlende Protokolle nach oder ergänzen Sie sie mit Datum und Verantwortlichem.

Tag 13–18: Einführung kurzer Routinen. Führen Sie die Pflicht zur Dokumentation von Entscheidungen ein. Schulung in 30–60 Minuten für Betroffene.

Tag 19–22: Erstes internes Stichproben-Audit. Prüfen Sie drei Dokumentensätze auf Vollständigkeit und Ablagekonformität. Notieren Sie Abweichungen.

Tag 23–26: Massnahmen umsetzen. Beheben Sie die gefundenen Mängel, passen Sie Vorlagen oder Zuständigkeiten an.

Tag 27–30: Abschluss-Review und Report. Erstellen Sie ein kurzes Reporting an Geschäftsleitung mit Status, offenen Punkten und fixen Terminen für Wiederholungsprüfungen.

So schaffen Sie in einem Monat eine belastbare Grundlage für Auditfähigkeit und reduzieren den Aufwand für spätere Prüfungen nachhaltig.