Agentic AI TASK-Bots — Grundlagen für KMU — Schritt für Schritt

Einsatz von Agentic AI TASK-Bots: Ziele & Regeln festlegen

Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von Agentic AI TASK-Bots in KMU liegt in der klaren Definition ihrer Ziele und Regeln. Nur durch präzise Vorgaben und Strukturen können diese KI-Tools effektiv genutzt werden.

Relevanz von klaren Zielen

Für ein KMU ist es essenziell, beim Einsatz von TASK-Bots konkrete Ziele zu setzen. Diese könnten z. B. in der Automatisierung regelmässiger Reporting-Aufgaben oder der Optimierung von Kundendienstprozessen bestehen. Ein klar formuliertes Ziel hilft nicht nur dabei, den Mehrwert der Technologie zu bewerten, sondern auch den Fokus bei der Implementierung zu bewahren. Ohne spezifische Ziele kann die Einführung der Bots rasch in Frustration statt in Effizienz münden.

Bedeutung von Regeln

Regeln sind das Rückgrat der Interaktion zwischen TASK-Bots und menschlichen Mitarbeitenden. Durch präzise definierten Regeln wird gewährleistet, dass die Bots genau das tun, wofür sie vorgesehen sind. Beispielsweise muss festgelegt werden, wie die Bots auf spezifische Anfragen reagieren oder Protokolle bei Ausfällen eingehalten werden. Ohne klare Regeln riskieren Unternehmen inkonsistente Ergebnisse und mögliche Unterbrechungen in den Arbeitsabläufen.

Tägliche Anwendung in KMU

In einem kleinen Produktionsbetrieb könnte ein TASK-Bot beispielsweise eingesetzt werden, um den Lagerbestand zu überwachen und rechtzeitig Materialnachlieferungen zu initiieren. Die Regeln könnten spezifizieren, wie oft Bestände geprüft werden und welche Lieferanten bevorzugt zu kontaktieren sind. Das Ziel wäre hier eine Senkung der Materialkosten durch optimierte Bestandsverwaltung.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler ist die zu breite oder unspezifische Zielsetzung, was leicht zu ineffizienten Ergebnissen führt. Die Korrektur liegt in der detaillierten Spezifikation der Ziele am Anfang des Projekts. Ein weiteres Problem ist das Fehlen von regelmässigen Überprüfungen und Anpassungen der Regeln. Firmen sollten in einem festen Turnus, z. B. monatlich, die aktuellen Regelungen auf ihre Effektivität hin prüfen. Ein dritter Fehler kann darin bestehen, die Mitarbeitenden nicht ausreichend in den Implementierungsprozess einzubeziehen, wodurch Akzeptanzprobleme entstehen. Hier sollte ein kontinuierlicher Dialog gewährleistet sein.

14–30-Tage-Handlungsanleitung

Woche 1: Team Briefing

Durchführung eines Briefings mit allen relevanten Teams zur Einführung des TASK-Bot-Projekts.

Klar definierte Ziele diskutieren und festlegen.

Woche 2: Regeldokumentation

Sammlung aller notwendigen Regeln für die Implementierung.

Dokumentation der Regeln und interne Freigabe sichern.

Woche 3: Implementierung

Start der TASK-Bot-Implementierung gemäss vorgegebener Ziele und Regeln.

Sicherstellung eines Ansprechpartners für technische Fragen.

Woche 4: Überprüfung und Anpassung

Sammeln von Feedback der Mitarbeitenden über die Interaktion mit den TASK-Bots.

Anpassung der Regeln und Ziele basierend auf gesammelten Daten und Erfahrungen.
Durch die gezielte Definition von Zielen und Regeln lässt sich der Nutzen der Agentic AI TASK-Bots in jeder Phase der Einführung in KMU deutlich steigern, und diese KI-Tools können ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten.