Schritt für Schritt – kompakt erläutert.
Die Kernaussage bei der Einführung von Agentic AI TASK-Bots im KMU besteht darin, klare Ziele und Regeln festzulegen. Dies ist entscheidend für den Erfolg der Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Ziele definieren
Im ersten Schritt müssen KMU die Ziele ihrer Automatisierungsbemühungen klar definieren. Ein Unternehmen könnte beispielsweise das Ziel haben, die Effizienz im Kundendienst zu steigern, indem repetitive Anfragen automatisiert werden. Ein weiteres Beispiel ist die Optimierung der Buchhaltungsprozesse durch den Einsatz von TASK-Bots. Klare Ziele helfen, den Einsatz der Technologie zu fokussieren und messbare Erfolge zu erzielen.
Regeln für TASK-Bots festlegen
Regeln bilden den Rahmen für die Funktionen der TASK-Bots. Diese Regeln leiten den Bot bei der Entscheidungsfindung und garantieren, dass er im Einklang mit den Betriebsstandards des Unternehmens agiert. Beispielsweise sollte ein TASK-Bot im Kundendienst so programmiert sein, dass er weiss, welche Anfragen automatisch beantwortet werden können und wann er die Anfrage an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleiten muss.
Typische Fehler und Korrekturen
Ein häufiger Fehler ist das Setzen zu abstrakter Ziele. Ein Ziel wie "Effizienz steigern" ist zu vage. Stattdessen sollte man konkrete Ziele festlegen, wie die Reduktion der Bearbeitungszeit von Kundenanfragen um 20 Prozent innerhalb von sechs Monaten.
Ein weiterer Fehler ist das Vernachlässigen der Überprüfung von Bot-Aktionen. Ohne regelmässige Überwachung können Bots falsche Entscheidungen treffen. KMU sollten deshalb eine Routineüberwachung einrichten, um sicherzustellen, dass der Bot wie geplant funktioniert und Anpassungen vornehmen, falls Abweichungen auftreten.
Ein dritter Fehler ist die unzureichende Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit TASK-Bots. Wenn das Team nicht versteht, wie es mit der neuen Technologie arbeiten soll, bleibt ihr Potenzial ungenutzt. Eine Lösung ist die Organisation von Trainingsworkshops, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Umgang mit der Technologie beherrschen.
Konkrete Handlungsanleitung
Setzen Sie sich mit den relevanten Abteilungen zusammen, um die spezifischen Ziele der TASK-Bot-Integration zu definieren. (1–2 Tage)
Entwickeln Sie präzise Regeln für die Entscheidungsprozesse des Bots. Achten Sie darauf, dass alle Regeln messbar und praktisch umzusetzen sind. (2–5 Tage)
Führen Sie eine Schulung für die Mitarbeitenden durch, um sicherzustellen, dass sie mit der neuen Technologie effizient umgehen können. (3–5 Tage)
Implementieren Sie die TASK-Bots und starten Sie eine Testphase, um die Funktionalität und Effektivität der festgelegten Regeln zu prüfen. (3–7 Tage)
Überwachen Sie regelmässig die Bot-Aktivitäten und passen Sie die Regeln bei Bedarf an, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. (fortlaufend)
Durch strukturiertes Vorgehen und die Etablierung klarer Ziele und Regeln kann der Einsatz von Agentic AI TASK-Bots in KMU erfolgreich umgesetzt werden und die gewünschten Effizienzsteigerungen bringen.