Governance & Compliance DACH – kompakt erläutert.
DSG/DSGVO-konformer Betrieb in KMU
Der Betrieb eines Unternehmens im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze wie dem Datenschutzgesetz (DSG) in der Schweiz und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU ist für KMU unabdingbar. Nicht nur zur Vermeidung von Bussen, sondern auch zur Stärkung des Vertrauens bei Kunden und Partnern.
Datenschutzverantwortlichkeit klären
Jedes Unternehmen sollte eine verantwortliche Person für den Datenschutz benennen. Diese Person sollte ausreichend geschult sein und über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um die Datenschutzanforderungen umzusetzen. Ein typischer Fehler ist die unklare Zuweisung der Datenschutzverantwortung. Korrektur: Eine formelle Benennung eines Datenschutzbeauftragten, falls erforderlich, ansonsten die klare Festlegung, wer welche Aufgaben übernimmt.
Verarbeitungsverzeichnis führen
Ein zentrales Element der DSG/DSGVO-Konformität ist das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses. Dieses dokumentiert, welche Personendaten in welchem Umfang und aus welchem Grund verarbeitet werden. Viele KMU übersehen die Bedeutung dieser Dokumentation. Der Fehler: Unvollständige oder gänzlich fehlende Verzeichnisse. Korrektur: Erstellung eines umfassenden Verarbeitungsverzeichnisses mit Angaben zu Datenarten, Verwendungszwecken und Löschfristen.
Datensicherheit gewährleisten
Die Datensicherheit ist ein essenzieller Bestandteil des Datenschutzes. Unternehmen müssen technische und organisatorische Massnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Fehler treten häufig durch unzureichende Verschlüsselung oder mangelnde Zugriffskontrollen auf. Korrektur: Einführung robuster Sicherheitsmassnahmen wie starke Passwörter, regelmässige Sicherheitsupdates und eine Verschlüsselung von sensiblen Daten.
Transparenz und Informationspflichten umsetzen
Transparenz und die Erfüllung der Informationspflichten sind grundlegende Anforderungen. Unternehmen müssen klar und verständlich darüber informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeiten. Ein häufiger Fehler ist hier das Fehlen einer Datenschutzerklärung auf der Website oder ungenaue Informationen im Kontaktformular. Korrektur: Erstellung und Veröffentlichung einer umfassenden, leicht verständlichen Datenschutzerklärung.
Handlungsanleitung für die nächsten 30 Tage
Woche 1: Verantwortlichkeiten klären
Schulungsbedarf ermitteln und Schulungen planen.
Woche 2: Verarbeitungsverzeichnis erstellen
Sammeln Sie Informationen zu allen datenverarbeitenden Prozessen.
Woche 3: Datensicherheitsmassnahmen umsetzen
Stellen Sie sicher, dass sämtliche sensiblen Daten verschlüsselt sind.
Woche 4: Transparenz schaffen
Informieren Sie Mitarbeiter und Kunden transparent über die Datenverarbeitung.
Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte erreichen KMU eine solide Datenschutz-Compliance, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen genügt als auch das Vertrauen der Stakeholder stärkt.