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Kernaussage: Eine präzise Auftragsklärung und die Entwicklung eines klaren Zielbildes sind entscheidend für den Erfolg von IT-Dienstleistungen im B2B-Bereich. Ohne diese Schritte können Projekte ineffizient verlaufen, Ressourcen verschwendet und das gewünschte Ergebnis verfehlt werden.

Typische Fehler bei der Auftragsklärung und deren Korrektur

Fehler 1: Unklare Anforderungen definieren

Ein weit verbreiteter Fehler in der Auftragsklärung ist die unzureichende Definition der Anforderungen. Häufig werden Details übersehen oder nicht ausreichend mit dem Kunden abgestimmt. Dies führt zu Missverständnissen und letztlich zu einem Produkt, das nicht den Erwartungen entspricht.

Korrektur: Eine ausführliche Anforderungsanalyse zu Beginn des Projekts durchführen. Hierbei sollte enger Kontakt mit dem Kunden gehalten werden, um alle Details und Erwartungen genau zu dokumentieren. Klare Kommunikationskanäle und die Bereitschaft, Unklarheiten sofort zu klären, sind dabei essenziell.

Fehler 2: Fehlendes gemeinsames Zielbild

Ohne ein gemeinsames Zielbild kann das Projektteam in verschiedene Richtungen arbeiten, was zu Inkonsistenzen und Ineffizienzen führt. Ein nicht abgestimmtes Zielbild verursacht zudem Frustration sowohl auf Kunden- als auch auf Dienstleisterseite.

Korrektur: Zu Beginn des Projekts ein Workshop mit allen relevanten Stakeholdern organisieren, um ein einheitliches Zielbild zu entwickeln. Dieses soll sowohl die funktionalen als auch die nicht-funktionalen Erwartungen umfassen. Dokumentieren Sie das Ergebnis schriftlich und holen Sie die Zustimmung aller Beteiligten ein.

Fehler 3: Unzureichende Iteration und Anpassung

Oft wird der Projektstart als „Einmal-Aufgabe“ betrachtet, anstatt einen iterativen, adaptiven Ansatz zu verfolgen. Dies führt dazu, dass Änderungen im Projektverlauf schwer umgesetzt werden.

Korrektur: Einen iterativen Ansatz implementieren, der regelmässige Überprüfungen und Anpassungen ermöglicht. Setzen Sie Meilensteine und führen Sie regelmässige Review-Meetings durch, um den Fortschritt zu kontrollieren und bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tage 1–7: Beginnen Sie mit einer detaillierten Anforderungsanalyse. Kontaktieren Sie den Kunden und andere wichtige Stakeholder, um alle Aspekte der Anforderungen zu klären. Dokumentieren Sie die Ergebnisse in einem klaren und zugänglichen Format.

Tage 8–14: Planen und führen Sie einen Workshop mit allen relevanten Beteiligten durch, um das gemeinsame Zielbild zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass das Zielbild sowohl Anforderungen als auch Erwartungen an das Endergebnis umfasst und von allen Beteiligten bestätigt wird.

Woche 3–4: Implementieren Sie ein iteratives Projektmanagement-Framework, beispielsweise Scrum oder Kanban, abhängig von der Projektgrösse und -komplexität. Setzen Sie klare Meilensteine und planen Sie regelmässige Überprüfungsmeetings ein, um Anpassungen am Zielbild und den Anforderungen vorzunehmen.

Durch das Einhalten dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass das Projekt effizient verläuft, die Ressourcen optimal genutzt werden und das Endergebnis den Kundenanforderungen entspricht.