x25lab.com — Doku- & Datei-Workflows — Archivierung & Nachweise
Effiziente Archivierung und Nachweise in Unternehmensdokumentationen
Die Archivierung und die Bereitstellung von Nachweisen sind wesentliche Bestandteile eines jeden Geschäftsablaufs in der Schweiz. Dabei dient die systematische Sammlung, Speicherung und Organisation von Dokumenten nicht nur der rechtlichen Absicherung, sondern auch der Effizienzsteigerung und der Qualitätssicherung im Unternehmen. Durch strukturierte Prozesse bei der Dokumentenarchivierung können Unternehmen Zeit sparen und Compliance-Risiken minimieren.
Typische Fehler bei der Archivierung und deren Korrektur
Ein häufiger Fehler ist die unsystematische Ablage von Dokumenten. Oftmals werden Dokumente dort abgelegt, wo es gerade Platz gibt, ohne Rücksicht auf eine übergeordnete Struktur. Dies erschwert das spätere Auffinden unverhältnismässig und erhöht das Risiko von Verlusten. Die Lösung besteht darin, ein klar definiertes Ablagesystem zu etablieren, das sich an den spezifischen Erfordernissen des Unternehmens orientiert. Dieses System sollte hierarchisch aufgebaut sein, mit klaren Kategorien und Unterkategorien, die das Auffinden erleichtern.
Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die unzureichende Sicherung der Dokumente. Papierdokumente, die ausschliesslich physisch aufbewahrt werden, sind anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser und Verlust. Unternehmen sollten daher in eine zuverlässige digitale Archivierung investieren. Dabei spielen gescannte Kopien und die Nutzung von Cloud-Lösungen eine zentrale Rolle. Diese sollten durch regelmässige Backups ergänzt werden, um im Falle eines Datenverlusts schnell wiederhergestellt werden zu können.
Ein dritter Fehler besteht in der mangelnden Versionierung von Dokumenten. Oftmals wird nicht klar gekennzeichnet, welche Dokumentversion die aktuell gültige ist, was zu Verwirrung und möglicherweise zu rechtlichen Komplikationen führen kann. Die Einführung eines soliden Dokumentenmanagementsystems, das eine automatische Versionenkontrolle bietet, kann hier Abhilfe schaffen. Es gewährleistet, dass immer auf die neueste Version eines Dokuments zugegriffen wird und ältere Versionen entsprechend archiviert werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Analyse der aktuellen Praxis: Beginnen Sie mit einer umfassenden Überprüfung Ihrer derzeitigen Archivierungs- und Nachweiseverfahren. Achten Sie hierbei auf mögliche Schwachstellen in der Systematisierung, Sicherung und Versionierung der Dokumente.
Implementierung eines Ablagesystems: Entwickeln und implementieren Sie ein strukturiertes Ablagesystem. Schulungen für sämtliche Mitarbeitenden sind in diesem Prozess unerlässlich, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende die neue Struktur versteht und korrekt anwendet.
Digitalisierung und Sicherung: Erarbeiten Sie einen Plan zur Digitalisierung Ihrer Papierdokumente und evaluieren Sie geeignete Cloud-Lösungen für Ihre spezifischen Bedürfnisse. Sorgen Sie zudem für eine regelmässige Backup-Routine, die im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und der Datenverantwortung steht.
Einführung eines Versionierungssystems: Investieren Sie in ein Dokumentenmanagementsystem, das eine effektive Versionierung bietet. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zur korrekten Nutzung des Systems, damit Missverständnisse vermieden werden und immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen.
Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte innerhalb des nächsten Monats legen Sie den Grundstein für eine zuverlässige und effiziente Dokumentenverwaltung, die nicht nur rechtliche Vorschriften erfüllt, sondern auch die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessert.