x25lab.com — BPMN-Bots & Prozesse — Messgrössen & Auditbarkeit

Im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung (BPMN) sind Messgrössen und Auditbarkeit essenzielle Faktoren für den Erfolg einer jeden Prozessimplementierung. Eine klare Definition und kontinuierliche Überwachung dieser Elemente ermöglichen es Unternehmen, strukturelle Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungsmassnahmen zu ergreifen.

Kernaussage:

Ohne präzise Messgrössen und eine auditfähige Dokumentation bleiben Verbesserungsmöglichkeiten ungenutzt, was zu ineffizienten Geschäftsprozessen führen kann.

Typische Fehler und deren Korrektur:

Unklare oder ungeeignete Messgrössen:

Häufig wählen Unternehmen Messgrössen, die leicht zu erheben sind, möglicherweise aber nicht der effektivsten Überwachung des Prozesses dienen. Zum Beispiel könnte die Messung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit sinnvoll erscheinen, ist jedoch nicht immer der beste Indikator für effiziente Ressourcennutzung.

*Korrektur:* Analysieren Sie den gesamten Prozess, um spezifische Messgrössen zu identifizieren, die auf die langfristigen Unternehmensziele ausgerichtet sind. Setzen Sie auf solche, die unmittelbares Feedback zu Prozessveränderungen liefern und strategische Entscheidungen unterstützen.

Fehlende Audit-Trails:

Viele Unternehmen versäumen es, detaillierte Audit-Trails zu erstellen, was die Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen und Änderungen unmöglich macht. Ohne diese Nachvollziehbarkeit ist es schwierig, die Effektivität von Prozessanpassungen zu evaluieren.

*Korrektur:* Implementieren Sie eine lückenlose Dokumentation aller Prozessänderungen mit klaren Verantwortlichkeiten. Nutzen Sie BPMN-Softwarelösungen, die es erlauben, Änderungen zu dokumentieren und Verantwortungen transparent zu kommunizieren.

Überkomplexe Prozessmessung:

In einigen Fällen neigen Unternehmen dazu, eine zu grosse Zahl an Messgrössen zu verwenden, die den Prozess unübersichtlich und schwer zu analysieren machen.

*Korrektur:* Reduzieren Sie die Messgrössen auf ein essenzielles Minimum und konzentrieren Sie sich auf jene, die die wertvollsten Informationen liefern. Stellen Sie sicher, dass jede genutzte Einheit einen klaren Zweck dient.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage:

Erstens, Prozessbewertung:

Nehmen Sie sich die ersten sieben Tage Zeit, um eine akribische Bewertung Ihrer aktuellen BPMN-Prozesse vorzunehmen. Identifizieren Sie alle momentan eingesetzten Messgrössen und deren Zweck.

Zweitens, Messgrössenanpassung:

Innerhalb der nächsten Woche wählen Sie die effektivsten Messgrössen aus, die direkt die Ziele Ihrer Prozesse unterstützen und dokumentieren, welche obsolet sind. Schaffen Sie eine klare Hierarchie der Bedeutung und Anwendung dieser Kennzahlen.

Drittens, Audit-Trail-Implementierung:

In Woche drei implementieren Sie oder verbessern Sie eine Lösung zur Erfassung von Audit-Trails. Stellen Sie sicher, dass bei jeder Prozessänderung detailliert dokumentiert wird, wer die Änderungen vorgenommen hat und aus welchem Grund.

Viertens, Feedback-Loop einbauen:

Zum Abschluss der 30 Tage implementieren Sie eine regelmässige Überprüfung und Feedback-Session mit dem Team, um Prozesse kontinuierlich zu bewerten und anzupassen. So stellen Sie sicher, dass alle Prozessstrategien auf den aktuellen Unternehmenszielen basieren und flexibel angepasst werden können.

Diese Schritte sollten dazu beitragen, die Effektivität Ihrer BPMN-Prozesse zu steigern und eine solide Grundlage für deren kontinuierliche Optimierung zu schaffen.