Vergleich von RPA-Tools zur Prozessautomatisierung — Überblick

Robotic Process Automation (RPA) hat sich als wesentliches Instrument zur Steigerung der Effizienz in zahlreichen Unternehmensprozessen etabliert. Die Auswahl des passenden RPA-Tools kann jedoch herausfordernd sein. Ein fundierter Vergleich der verfügbaren Lösungen ist entscheidend, um den maximalen Nutzen aus einer RPA-Initiative zu ziehen.

Typische Fehler bei der Auswahl und Implementierung von RPA-Tools

Ausschliessliche Fokussierung auf Kosten

Viele Unternehmen machen den Fehler, ausschliesslich auf die Kosten eines RPA-Tools zu achten, ohne die Gesamtkosten über den Lebenszyklus in Betracht zu ziehen. Günstigere Angebote können anfänglich verlockend wirken, jedoch mangelt es diesen oft an Skalierbarkeit und Flexibilität, was später zu höheren Betriebskosten führen kann.

Korrektur: Statt ausschliesslich die Lizenzkosten zu betrachten, sollten Unternehmen eine Gesamtkostenanalyse einschliesslich Implementierung, Wartung und Support durchführen. Ein umfassender Total Cost of Ownership (TCO) Ansatz ist hier vielversprechend.

Unzureichende Berücksichtigung der Unternehmensanforderungen

Unternehmen wählen oft RPA-Tools aus, ohne ihre eigenen spezifischen Bedürfnisse und Integrationsanforderungen eingehend zu analysieren. Dies kann zu erheblichen Funktionslücken führen und die Effizienz der Automatisierung beeinträchtigen.

Korrektur: Vor der Auswahl eines Tools ist eine eingehende Bedarfsanalyse durchzuführen. Dabei sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an die Automatisierung klar definiert und dokumentiert werden. Das gewählte RPA-Tool sollte mit bestehender IT-Infrastruktur gut kompatibel sein.

Fehlende Einbindung von IT und Fachabteilungen

In einigen Fällen wird die RPA-Tool-Auswahl nur von wenigen Entscheidungsträgern getroffen, ohne die IT-Abteilung oder die betroffenen Fachabteilungen ausreichend einzubeziehen. Dies kann zu Widerständen und Implementierungsproblemen führen.

Korrektur: Ein multidisziplinäres Team sollte zusammengestellt werden, das Vertreter aus IT, den verschiedenen betroffenen Fachbereichen und gegebenenfalls externe RPA-Experten umfasst. Die Einbindung verschiedener Perspektiven stellt sicher, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Erste Woche: Analyse der aktuellen Prozesse

Erstellen Sie ein umfassendes Verzeichnis der zu automatisierenden Prozesse und bewerten Sie deren kritischen Einfluss auf das Geschäft.

Identifizieren Sie Schlüsselbereiche, die von RPA profitieren würden.

Zweite Woche: Bedarfsanalyse und Marktsondierung

Formulieren Sie klare Kriterien und Prioritäten basierend auf der Bedarfsanalyse.

Beginnen Sie mit einer umfassenden Untersuchung der verfügbaren RPA-Tools am Markt, unter Berücksichtigung von Kostenstrukturen, Funktionalitäten, Skalierbarkeit und Supportleistungen.

Dritte Woche: Vergleich und Auswahl

Führen Sie eine vertiefte Evaluierung der identifizierten RPA-Optionen durch, idealerweise mit Hilfe von Testversionen oder Pilotprojekten.

Konzentrieren Sie sich darauf, wie gut die Tools Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen und stellen Sie Fragen zu ihren Integrationsmöglichkeiten.

Vierte Woche: Entscheidung und Planung der Implementierung

Treffen Sie die endgültige Entscheidung für ein RPA-Tool unter Einbeziehung des multidisziplinären Teams.

Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan mit klaren Zielen, Meilensteinen und einer Zeitachse für die Roll-out-Phasen.
Die sorgfältige Auswahl und Implementierung eines RPA-Tools kann signifikante Vorteile für die operative Effizienz und Produktivität eines Unternehmens mit sich bringen und langfristige Wettbewerbsvorteile schaffen.