Überblick — Praxisleitfaden und Compliance richtig einordnen.
Klare Verantwortlichkeiten im KI-Einsatz sind unverzichtbar
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen erfordert klare Rollenverteilungen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Besonders für KMU in der DACH-Region ist das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Nachweis der Compliance essenziell.
Verantwortungsbereiche definieren
Um KI effektiv und rechtssicher zu nutzen, müssen Verantwortungsbereiche klar definiert werden. Die Geschäftsführung sollte stets die Gesamtverantwortung tragen, während spezifische Rollen an Fachbereiche delegiert werden können. Beispielsweise sollte die IT-Abteilung den technischen Betrieb leiten, während die Rechtsabteilung den rechtlichen Rahmen setzt. Eine gut durchdachte Rollenverteilung verhindert Missverständnisse und erleichtert die interne Kommunikation.
Klare Dokumentation der Prozesse
Die Ausarbeitung und Dokumentation aller KI-bezogenen Prozesse ist ein wesentlicher Aspekt für die Compliance. Unternehmen sollten Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten detailliert festhalten. Diese Dokumentation ist nicht nur für interne Zwecke wichtig, sondern auch im Dialog mit externen Prüfern und Partnern. Ein Beispiel aus dem KMU-Alltag ist die Einführung eines Dokumentationssystems, das Zugriffe und Entscheidungen im KI-Einsatz nachvollziehbar macht.
Nachweise über Compliance erbringen
Der Nachweis über die Einhaltung von Vorschriften ist im KI-Bereich von grosser Bedeutung. Regelmässige Überprüfungen und Audits helfen, bestehende Prozesse kontinuierlich anzupassen und zu verbessern. Unternehmen können Berichte über die Funktion und Auswirkung von KI-Systemen erstellen, um ihre Compliance zu belegen. Diese kontinuierlichen Überprüfungen unterstützen die Transparenz und minimieren das Risiko von Verstössen.
Häufige Fehler und deren Korrekturen
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Um dies zu korrigieren, sollten regelmässige Schulungen zu rechtlichen Anforderungen und Best Practices stattfinden. Ein weiteres Problem ist die fehlende oder ungenaue Dokumentation. Eine Umstellung auf digitale Dokumentationsmethoden kann hier helfen, um Prozesse transparent und jederzeit überprüfbar zu machen. Schliesslich zeigen sich oft unzureichende Prüfmechanismen, die durch einen festen Prüfplan mit klar auswiesenen Verantwortlichkeiten verbessert werden können.
14–Tage-Handlungsanleitung zur Umsetzung
Tag 1-3: Verantwortungsbereiche definieren und Team für den KI-Einsatz zusammenstellen.
Tag 4-7: Dokumentationssysteme einrichten und Guidelines für die Ablage von Prozessen festlegen.
Tag 8-10: Schulungen zur Sensibilisierung des gesamten Teams durchführen, mit Schwerpunkt auf rechtlichen Anforderungen.
Tag 11-13: Erste Prüfmechanismen einführen und deren Ergebnisse dokumentieren.
Tag 14: Abschlussbesprechung mit allen Beteiligten durchführen, offene Fragen klären und nächste Schritte planen.
Durch eine strukturierte Herangehensweise kann ein modernes KMU nicht nur die Effizienz im Umgang mit KI steigern, sondern auch die Compliance-Vorgaben zuverlässig erfüllen.