Transformation im Unternehmen erfolgreich steuern — Überblick
Digitale Transformation erfolgreich begleiten
Die digitale Transformation ist für viele KMUs ein notwendiger Schritt, um in einem zunehmend digitalen Marktumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Erfolg solcher Transformationsprozesse hängt massgeblich davon ab, wie gut der Wandel innerhalb des Unternehmens begleitet wird. Eine strukturierte Begleitung des Wandels kann den Übergang nicht nur reibungsloser gestalten, sondern auch massgeblich zur Akzeptanz und letztlich zum Erfolg der Veränderungen beitragen.
Typische Fehler und deren Korrektur
Ein häufiger Fehler bei der digitalen Transformation ist die unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess. Oft wird verpasst, die betroffenen Abteilungen und Personen frühzeitig einzubeziehen, was zu Widerständen und Motivationsverlust führen kann. Dieser Fehler kann behoben werden, indem regelmässig Workshops oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden. Dabei sollten die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und ihre Bedenken zu äussern. Transparente Kommunikation und die Beteiligung an Entscheidungsprozessen erhöhen die Akzeptanz erheblich.
Ein weiterer Fehler ist die unklare Definition von Verantwortlichkeiten. Häufig bleibt unklar, wer welche Rolle im Veränderungsprozess übernimmt, was zu Verwirrung und ineffizientem Arbeiten führt. Um dies zu korrigieren, sollten klare Verantwortlichkeiten definiert und schriftlich festgehalten werden. Ein Change-Management-Team, das aus Personen verschiedener Abteilungen besteht, kann helfen, den Prozess zu koordinieren und sicherstellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
Zudem wird oftmals der Umfang der Veränderung unterschätzt. Diese Fehleinschätzung führt dazu, dass die notwendigen Ressourcen nicht angemessen bereitgestellt werden. Dies lässt sich vermeiden, indem im Vorfeld eine gründliche Analyse des Status quo mit entsprechenden Szenarien und Prognosen erstellt wird, um zu ermitteln, welche Ressourcen in welchem Umfang benötigt werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Analysephase starten (Tag 1–7): Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der aktuellen Lage. Welche Prozesse sind betroffen? Welche Technologien sind relevant? Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Bild davon haben, was verändert werden muss. Identifizieren Sie Schlüsselpersonen, die bei der Umsetzung eine tragende Rolle spielen sollten.
Kommunikationsplan erstellen (Tag 8–10): Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der festlegt, wie und wann die verschiedenen Stakeholder informiert und einbezogen werden. Der Plan sollte regelmässige Updates sowie Methoden zur Feedback-Einholung umfassen, um die Bedürfnissen der Mitarbeitenden während des Prozesses berücksichtigen zu können.
Rollen und Verantwortlichkeiten klären (Tag 11–13): Legen Sie fest, wer welche Aufgaben im Prozess übernehmen soll. Erstellen Sie ein Change-Management-Team, das in regelmässigen Abständen Erfolge und Herausforderungen bespricht und als zentraler Ansprechpartner fungiert.
Ressourcen bereitstellen (Tag 14–17): Ermitteln Sie die notwendigen Ressourcen (Budget, Technologie, Personal) und stellen Sie sie bereit. Klären Sie die nötigen Schulungen und Weiterbildungen, um den Mitarbeitenden die benötigten Kompetenzen zu vermitteln.
Pilotprojekt durchführen (Tag 18–26): Führen Sie ein kleines, überschaubares Pilotprojekt durch, um erste Erfahrungen zu sammeln und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Diese Erfahrungen helfen Ihnen, unerwartete Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln.
Feedback auswerten und Anpassungen vornehmen (Tag 27–30): Sammeln Sie das Feedback aus der Pilotphase und werten Sie es aus. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um den weiteren Prozess anzupassen und die geplanten Massnahmen zu optimieren.
Durch sorgfältige Planung und aktive Einbindung der Mitarbeitenden können Schweizer KMUs die digitale Transformation erfolgreich begleiten und nachhaltige Veränderungen etablieren.