Technische Übergaben in Agenturprojekten sichern — Überblick

In der Zusammenarbeit von KMU mit Agenturen spielen geregelte technische Übergaben und eine klare Wartungsstruktur eine entscheidende Rolle. Eine saubere Koordination dieser Aspekte sorgt für reibungslose Abläufe und vermeidet Missverständnisse, die zu kostspieligen Verzögerungen führen können.

Verantwortlichkeiten klar definieren

Ein häufiges Problem in der Zusammenarbeit mit Agenturen ist die unklare Aufteilung von Verantwortlichkeiten. Dies führt oft zu doppelten Arbeiten oder zu Lücken im Projekt. Um dies zu vermeiden, sollten bereits zu Beginn eines Projektes klare Rollen und Aufgaben definiert werden. Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag eines KMU: Bei der Entwicklung einer neuen Website sollte festgelegt werden, welcher Partner für die regelmässige Aktualisierung der Inhalte und welcher für die technische Wartung verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird, und es garantiert eine effiziente Zusammenarbeit.

Dokumentation und Wissenstransfer sicherstellen

Ein weiterer häufiger Fehler ist das Fehlen einer vollständigen Dokumentation. Ohne ausreichende Projektprotokolle kann es bei personellen Wechseln zu Wissensverlust kommen. Jedes KMU sollte daher auf eine kontinuierliche, zugängliche Dokumentation bestehen. Damit einhergehend ist auch der Wissensaustausch entscheidend. Die Agentur sollte regelmässige Schulungen anbieten oder in einem gemeinsamen digitalen Raum Updates dokumentieren. Ein Beispiel könnte die Erstellung eines gemeinsam genutzten Online-Dokumentationssystems sein, in dem alle relevanten Informationen zentralisiert hinterlegt sind.

Technische Kontrolle nicht vernachlässigen

KMU vernachlässigen oft die technische Kontrolle nach Übergaben. Ein weit verbreiteter Fehler ist das Vertrauen darauf, dass neue Systeme oder Webseiten einwandfrei funktionieren, ohne diese selbst zu prüfen. Um dies zu umgehen, sollte jedes System nach der Übergabe detailliert getestet werden. Praktisch bedeutet dies, dass eine intensive Testphase mit Szenarien, die den Alltagsbetrieb simulieren, eingeplant werden sollte. Dies verhindert böse Überraschungen in der Betriebsphase.

Vertragsdetails präzisieren

Ein Missverständnis bei der Vertragsgestaltung kann die Zusammenarbeit erheblich erschweren. Daher ist es unabdingbar, die Vertragsbedingungen im Detail zu erörtern, um Missverständnisse zu vermeiden. Hierzu zählen Fristen für die Bereitstellung von Inhalten, Reaktionszeiten bei technischen Fragen und genaue Kriterien für die Übergabe eines Projekts. Für KMU ist dies insbesondere wichtig, um im Bedarfsfall klare rechtliche Grundlagen zur Hand zu haben.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Verantwortlichkeiten festlegen: In den ersten drei Tagen sollten alle Beteiligten eine Sitzung abhalten, um die individuellen Verantwortlichkeiten schriftlich festzuhalten.

Dokumentationssystem aufbauen: In der ersten Woche sollte ein Online-Dokumentationssystem erstellt und mit den ersten Projektinformationen gefüllt werden.

Überprüfung der technischen Systeme: Nehmen Sie sich in der zweiten Woche Zeit, um alle technischen Systeme ausführlich zu testen und eine Liste etwaiger Mängel zu führen.

Vertragsbesprechung durchführen: Nutzen Sie die letzte Woche, um den bestehenden Vertrag auf Lücken zu prüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Planen Sie hierzu ein abschliessendes Meeting mit der Agentur ein.

Durch diese klaren Schritte wird sichergestellt, dass technische Übergaben und Wartung in Ihrer Zusammenarbeit mit Agenturen wirksam und nachhaltig geregelt sind.