Strategien zur Optimierung von Steering & Reporting — Überblick

In der Projektleitung und im Project Management Office (PMO) spielt das Steering & Reporting eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. Eine klare und effektive Steuerung der Projektaktivitäten sowie ein verlässliches Reporting sind unerlässlich, um die Zielsetzung zu erreichen und Stakeholder angemessen zu informieren. Dabei treten jedoch oft wiederkehrende Fehler auf, die das Potenzial haben, Projekte massiv zu beeinträchtigen.

Kernaussage

Effektives Steering & Reporting in der Projektleitung ist entscheidend für den Erfolg von Projekten. Es bedarf klarer Strukturen und Methoden, um Projekte zielgerichtet zu steuern und über Fortschritte präzise zu berichten.

Typische Fehler und deren Korrektur

Fehler: Unpräzise Berichterstattung

Oftmals werden Berichte verfasst, die entweder zu allgemein oder zu detailliert und unstrukturiert sind, was bei den Empfängern zu Verwirrung führen kann.
Korrektur: Definieren Sie klar, welche Informationen für die jeweiligen Stakeholder relevant sind, und strukturieren Sie die Berichte entsprechend diesen Anforderungen. Nutzen Sie standardisierte Reporting-Tools, um Konsistenz und Verständlichkeit zu gewährleisten. Hierbei können klar definierte KPIs (Key Performance Indicators) helfen, die Leistung und Fortschritte messbar darzustellen.

Fehler: Fehlende oder unzureichende Steuerungsmechanismen

Ohne klare Steuerungsprozesse kann es vorkommen, dass Projektteams ziellos arbeiten oder sich an nicht priorisierten Aufgaben abarbeiten.
Korrektur: Implementieren Sie regelmässige Steuerungssitzungen und entscheiden Sie anhand von Meilensteinen und Prioritäten über die nächsten Schritte. Verwenden Sie klare Steuerungsprozesse, die eine rasche Anpassung an unerwartete Entwicklungen ermöglichen und setzen Sie auf eine flexible Projektplanung.

Fehler: Kommunikationsdefizite im Stakeholder-Management

Fehlende oder missverständliche Kommunikation führt oft zu Unsicherheit und Unzufriedenheit bei den Stakeholdern.
Korrektur: Etablieren Sie eine klare Kommunikationsstrategie, die sowohl die Frequenz als auch die Inhalte der Kommunikation definiert. Diese Strategie sollte sicherstellen, dass alle Stakeholder regelmässig und auf geeignete Weise über den Projektstand informiert werden. Ein umfassender Kommunikationsplan kann hier als Grundlage dienen, der die Rollen, Erwartungen und bevorzugten Kommunikationsmittel der Stakeholder berücksichtigt.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Analysephase (Tage 1–5): Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Steering & Reporting-Prozesse. Identifizieren Sie Schwächen und Verbesserungspotenziale, und sammeln Sie Feedback von den Stakeholdern und Projektteams.

Planungsphase (Tage 6–10): Basierend auf den Ergebnissen der Analysephase entwickeln Sie einen klaren Plan zur Verbesserung des Steering & Reporting. Definieren Sie die einzelnen Schritte, Verantwortlichkeiten und Terminpläne.

Implementierungsphase (Tage 11–21): Führen Sie die neuen Steuerungs- und Berichterstattungsstrukturen ein. Schulen Sie alle betroffenen Personen in den geänderten Prozessen und Tools und sorgen Sie für eine reibungslose Übergangsphase.

Überprüfungsphase (Tage 22–30): Evaluieren Sie die Wirksamkeit der neuen Vorgehensweise. Holen Sie Feedback von den Stakeholdern ein und führen Sie einen Vergleich mit den bisherigen Ergebnissen durch. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Ein systematisches Vorgehen beim Steering & Reporting kann wesentlich zur Steigerung der Transparenz und Effizienz von Projekten beitragen. Durch die Identifikation und Behebung typischer Fehler und die Einhaltung der beschriebenen Handlungsanleitung legen Sie den Grundstein für eine nachhaltige Optimierung Ihrer Projektmanagementprozesse.