Business Analyse — Praxisleitfaden — Grundlagen — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
In der Business Analyse ist es entscheidend, die Stakeholder sauber abzuholen, um die Bedürfnisse aller Beteiligten angemessen zu berücksichtigen und das Projekt zielgerichtet voranzutreiben. Einer der häufigsten Fehler ist, die Erwartungen der Stakeholder nicht klar zu verstehen, was zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen führen kann.
Typische Fehler und deren Korrektur
Erster Fehler: Unklare Kommunikation mit den Stakeholdern. Oft sind die Erwartungen der Stakeholder nicht eindeutig erfasst, wodurch Anforderungen missverstanden oder falsch priorisiert werden. Die Lösung besteht darin, regelmässige, strukturierte Gespräche zu führen und Klarheit in der Kommunikation zu schaffen. Das aktive Zuhören sollte im Vordergrund stehen, um sicherzustellen, dass die tatsächlichen Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder verstanden werden.
Zweiter Fehler: Stakeholder werden nicht in den gesamten Prozess einbezogen. Oft werden Stakeholder nur zu Beginn des Projekts konsultiert und dann erst wieder bei der Präsentation der Ergebnisse. Dies kann dazu führen, dass sich die Projektentwicklung in eine falsche Richtung bewegt. Die Korrektur liegt darin, die Stakeholder regelmäßig in Fortschrittsbesprechungen einzubeziehen und sie mit aktuellen Informationen zu versorgen, um proaktive Anpassungen vornehmen zu können.
Dritter Fehler: Fehlende Priorisierung der Stakeholder. Es ist ein häufiger Irrtum zu glauben, dass alle Stakeholder denselben Einfluss oder dieselben Anforderungen an das Projekt haben. Die Lösung besteht darin, die Stakeholder zu kategorisieren und zu priorisieren. Dies bedeutet, eine Stakeholder-Analyse durchzuführen, um herauszufinden, wer den grössten Einfluss auf den Projekterfolg hat und wer die Schlüsselinteressen am Projekt vertritt.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Stakeholder-Analyse durchführen (5 Tage): Beginnen Sie damit, eine Liste aller potenziellen Stakeholder zu erstellen. Kategorisieren Sie sie nach Einfluss und Interessen und priorisieren Sie diese entsprechend. Nutzen Sie Werkzeuge wie die Stakeholder-Matrix, um Klarheit zu schaffen.
Kommunikationsplan erstellen (5 Tage): Entwickeln Sie einen klaren und strukturierten Kommunikationsplan, der den Austausch mit den Stakeholdern sicherstellt. Definieren Sie, wer, wann und wie häufig informiert werden muss. Planen Sie regelmäßige Updates und Feedback-Schleifen ein.
Erstgespräch und Erwartungen klären (4 Tage): Organisieren Sie ein Kick-off-Meeting mit den priorisierten Stakeholdern. Klären Sie deren Erwartungen, Anliegen und Ziele. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Fragen zu stellen und Unklarheiten zu beseitigen.
Regelmässige Updates und Feedback einholen (Restliche Tage): Setzen Sie in regelmäßigen Abständen kurze Treffen oder Telefonate an, um Fortschritte, Herausforderungen und notwendige Anpassungen zu besprechen. Halten Sie die Stakeholder informiert und fordern Sie aktives Feedback ein.
Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass die Stakeholder nicht nur abgeholt werden, sondern auch Teil des Entscheidungsprozesses bleiben. So vermeiden Sie Unstimmigkeiten und stellen einen erfolgreichen Projektverlauf sicher.