Sichere Übergaben im Prozessmanagement — Schritt für Schritt

Effiziente und sichere Handovers sind essenziell für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Eine gelungene Übergabe von Prozessen oder Aufgaben sichert nicht nur die Kontinuität, sondern verhindert auch potenzielle Fehler und Missverständnisse. Im Kontext von Business Process Model and Notation (BPMN) und den Einsatz von Bots wird die Komplexität dieser Handovers oft unterschätzt, was zu häufigen Fehlern führen kann.

Typische Fehler bei Handovers

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation der Prozessanforderungen. Hierbei werden die spezifischen Erwartungen und Verantwortlichkeiten nicht klar genug festgehalten, was zu Missverständnissen bei der Übergabe führt. Eine klare, umfassende Dokumentation, die alle beteiligten Parteien einschliesst, kann dieses Problem leicht beheben.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die fehlende Kommunikation. Häufig wird davon ausgegangen, dass alle Beteiligten über die notwendigen Informationen verfügen. In der Praxis fehlt jedoch oft die proaktive Kommunikation zwischen den Teams. Regelmässige Meetings und Updates, unterstützt durch moderne Kollaborationstools, können helfen, diese Kommunikationslücken zu schliessen.

Der dritte typische Fehler betrifft die Lösungskompetenz bei Problemen. Viele Teams sind nicht ausreichend darauf vorbereitet, unerwartete Probleme während Handovers zu identifizieren und zu beheben. Ein klarer Eskalationsprozess und das Training der Mitarbeitenden in Problemlösungsfähigkeiten sind hierbei entscheidend.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Dokumentation optimieren:

In den nächsten sieben Tagen sollte das Unternehmen eine umfassende Überprüfung und Aktualisierung der bestehenden Prozessdokumentationen vornehmen. Alle relevanten Informationen, von Verantwortlichkeiten bis hin zu spezifischen Zielen, sollten klar festgehalten werden.

Kommunikationswege stärken:

Implementieren Sie innerhalb von zwei Wochen ein System für regelmässige, strukturierte Kommunikation. Planen Sie wöchentliche Meetings ein, in denen offene Anliegen und Fortschritte besprochen werden können. Betonen Sie dabei die Wichtigkeit offener Kommunikation und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu den genutzten Kollaborationstools haben.

Problemlösungskompetenzen entwickeln:

Organisieren Sie innerhalb von 30 Tagen Workshops oder Schulungen zur Stärkung der Problemlösungskompetenzen. Entwickeln Sie einen Eskalationsprozess, der klar kommuniziert und allen relevanten Mitarbeitenden zugänglich ist. Dies stellt sicher, dass auftretende Probleme schnell und effektiv adressiert werden können.

Die Einhaltung dieser Schritte wird nicht nur die Qualität der Handovers schützen, sondern auch die Effizienz und Produktivität der Unternehmensprozesse insgesamt steigern. Indem diese Fehlerquellen systematisch angegangen werden, kann die Basis für einen nachhaltigen Erfolg in der Prozessgestaltung gelegt werden.