So gelingt es in Projekten — verständlich erklärt — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Der Einsatz von KI-gestützten Copilots in Unternehmen verspricht erhebliche Effizienzsteigerungen. Doch um das Potenzial solcher Tools wie in M365 oder Google Workspace voll auszuschöpfen, ist eine sichere Konfiguration unabdingbar. Ein Missgriff kann nicht nur den erhofften Nutzen vermindern, sondern auch erhebliche Sicherheitsrisiken bergen.
Typische Fehler bei der Konfiguration
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Zugriffssteuerung. Viele Unternehmen vernachlässigen es, die Zugriffsrechte präzise einzustellen. Das führt dazu, dass Mitarbeitende Zugriff auf Daten oder Funktionen erhalten, die für ihre Rolle nicht relevant sind. Eine einfache Korrektur besteht darin, die Prinzipien des "Least Privilege Access" konsequent anzuwenden. Jede Rolle im Unternehmen sollte nur die unbedingt benötigten Rechte erhalten, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Ein weiterer Fehler kann die mangelnde Verschlüsselung sensibler Daten sein. Die Systeme von M365 und Google Workspace bieten vielfältige Möglichkeiten zur Verschlüsselung. Dennoch wird teilweise angenommen, dass die standardmässige Verschlüsselung ausreicht. Diese Annahme kann gefährlich sein, insbesondere wenn es um besonders sensible Informationen geht. Stellen Sie sicher, dass die End-to-End-Verschlüsselung aktiviert ist und regelmässig überprüft wird.
Schliesslich übersehen Unternehmen oft die Notwendigkeit regelmässiger Updates und Patches. Veraltete Softwarekomponenten können erhebliche Sicherheitslücken darstellen. Ein automatischer Aktualisierungsprozess für alle Komponenten sollte daher eingebunden und kontinuierlich überwacht werden.
Massnahmenplan für die nächsten 14–30 Tage
Audit der Zugriffsrechte: Beginnen Sie mit einer umfassenden Überprüfung aller Zugriffsrechte innerhalb Ihrer M365 oder Google Umgebung. Identifizieren und entfernen Sie überflüssige Rechte und stellen Sie sicher, dass das Prinzip des geringstmöglichen Zugriffs umgesetzt ist.
Überprüfung der Verschlüsselungseinstellungen: Überprüfen Sie die eingesetzten Verschlüsselungsmethoden und stellen Sie sicher, dass sämtliche sensiblen Daten während der Übertragung und im Ruhezustand End-to-End-verschlüsselt sind.
Implementierung eines Update-Plans: Entwickeln Sie einen Plan zur regelmässigen Aktualisierung Ihrer Systeme. Stellen Sie sicher, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand sind und dass potenzielle Sicherheitslücken zeitnah beseitigt werden.
Schulung der Mitarbeitenden: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für die Wichtigkeit von Datensicherheit und korrektem Umgang mit Zugriffsrechten. Eine geschulte Belegschaft trägt massgeblich zur Sicherheit der Systeme bei.
Kontinuierliche Überwachung: Richten Sie Überwachungsmechanismen ein, die sicherstellen, dass alle Konfigurationen und Sicherheitsmassnahmen wie vorgesehen arbeiten. Dies ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf etwaige Unregelmässigkeiten.
Durch eine konsequente Umsetzung dieser Schritte kann die sichere Implementierung von KI-Copilots innerhalb Ihrer M365 oder Google Umgebung erreicht werden. Die Weichen für einen effizienten und zugleich sicheren Einsatz sind somit gestellt.