Rollenklärung für erfolgreiche KI-Integration — Schritt für Schritt

Die Klärung von Rollen und Verantwortungen bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen ist essenziell für den Erfolg von Transformationsprozessen. Ohne eine klare Definition und Durchsetzung dieser Rollen können Missverständnisse und Ineffizienzen auftreten, die den Fortschritt hemmen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es entscheidend, Rollen und Verantwortungen im Zusammenhang mit KI-Implementierungen systematisch zu gestalten.

Klarheit über Rollen schaffen

Kleine und mittlere Unternehmen profitieren von klar definierten Rollen, wenn sie Künstliche Intelligenz in ihre Abläufe integrieren. Ein dediziertes Team sollte die Einführung planen und umsetzen, wobei einzelne Teammitglieder konkrete Aufgabenbereiche übernehmen, wie Datenmanagement, strategische Planung und technische Umsetzung. Dies vermeidet Überlappungen und Verantwortungsdiffusion. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Fertigungsbetrieb setzt ein interdisziplinäres Team ein, das die KI-gestützte Produktionssteuerung koordiniert und die Verantwortungen für Datenanalyse und operative Umsetzung festlegt.

Vermeidung von Doppelfunktion und Kompetenzüberschneidung

Ein häufiger Fehler in KMU besteht darin, Rollen nicht klar voneinander abzugrenzen, was zu Doppelfunktionen führt. Oftmals nimmt eine Person mehrere Rollen in einem Projekt wahr, was ihre Effektivität hemmt. Der Gegenentwurf ist die klare Zuweisung spezifischer Verantwortungen. Eine Softwareunternehmung verteilte die Aufgaben des Projektmanagements, der technischen Entwicklung und der Qualitätssicherung gezielt auf verschiedene Personen, um die Effizienz zu steigern und Doppelspurigkeiten zu vermeiden.

Verantwortungskultur etablieren

Verantwortungen klären, heisst auch, eine Verantwortungskultur zu entwickeln, in der Mitarbeitende Vertrauen gewinnen und Risiken eingehen können, ohne fürchten zu müssen, Fehler zu begehen. Indem klare Verantwortungsbereiche definiert werden, können Mitarbeitende ermutigt werden, sich aktiv in die KI-Prozesse einzubringen. Das Beispiel eines Detailhandelsunternehmens zeigt, dass die Einführung einer offenen Kommunikationskultur und die Möglichkeit, Fehler zu besprechen, wesentlich zu einer effektiven Veränderungskultur beiträgt.

Fehleridentifikation und -korrektur

Ein typischer Fehler bei KMU liegt in der Annahme, dass bestehende Strukturen für den Einsatz von KI unverändert übernommen werden können. Dies führt zu ineffektiver Ressourcennutzung und Blockaden. Die Lösung besteht darin, bestehende Prozesse kritisch zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen. Ein weiteres Beispiel: Ein KMU führte eine realistische Evaluierung bezüglich der bestehenden Informationstechnologie-Infrastruktur durch, bevor es KI-Technologien einsetzte, was zu einer Optimierung der Abläufe führte.

Handlungsanleitung: 14- bis 30-Tage-Plan

Analysephase (1–3 Tage): Erstellen Sie ein Team mit jeweils Verantwortlichen für strategische, operative und technische Aspekte der KI-Implementierung.

Rollenübersicht erstellen (4–7 Tage): Führen Sie Workshops durch, um die Erwartungen an die jeweiligen Rollen zu klären und einen Überblick zu gewinnen.

Schulung und Anpassung (8–14 Tage): Schulen Sie die beteiligten Mitarbeitenden, um ihr Verständnis und ihre Akzeptanz der neuen Rollen zu stärken und sichern Sie Anpassungen dort, wo sich Lücken abzeichnen.

Pilotprojekte starten (15–21 Tage): Beginnen Sie mit kleinen, klar abgegrenzten KI-Projekten, um die neuen Strukturen in einer kontrollierten Umgebung zu testen.

Feedback-Runde (22–30 Tage): Sammeln Sie Rückmeldungen aus den Pilotprojekten, justieren Sie Verantwortlichkeiten und optimieren Sie Rollen, basierend auf den gemachten Erfahrungen.

Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht KMU eine erfolgreiche Einführung von KI-Systemen, bei der jeder Mitarbeitende seine Rolle klar versteht und zur Gesamtzielerreichung effektiv beitragen kann.