ROI-Kalkulation bei RPA-Implementierung — Automatisierung & RPA

Berechnung des ROI bei der Implementierung von RPA

Die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) kann für KMUs erhebliche Vorteile mit sich bringen, doch der wahre Nutzen erschliesst sich durch die präzise Berechnung des Return on Investment (ROI). Ein korrekt berechneter ROI gestaltet sich essenziell für die Entscheidungsfindung hinsichtlich Automatisierungsprojekte. Die genaue Messung trägt dazu bei, den Erfolg dieser Investitionen zu quantifizieren und künftige Automatisierungsinitiativen besser zu planen.

Typische Fehler bei der ROI-Berechnung

Ein häufiger Fehler liegt in der Vernachlässigung von indirekten Kosten. Viele Unternehmen berücksichtigen nur die direkten Implementierungskosten, wie Softwareanschaffung und initiale Beratung. Doch es ist entscheidend, auch die kontinuierlichen Kosten für Wartung, Schulungen und etwaigen Support in die Berechnung einzubeziehen. Dieser ganzheitliche Ansatz verhindert finanzielle Überraschungen und bietet eine realistische Bewertung des ROI.

Ein zweiter häufiger Fehler ist die Überbewertung von Effizienzgewinnen. Es wird oft angenommen, dass RPA sofort 100% der menschlichen Arbeitszeit einspart. Dies kann zu einer Überschätzung der Erwartungen führen. Wichtig ist, realistischerweise zu berücksichtigen, dass die Automatisierung menschliche Arbeitskräfte häufig unterstützt und deren Arbeit ergänzt, anstatt sie komplett zu ersetzen.

Ein weiterer Fehler besteht in der ungenauen Erfassung der anfänglichen Ausgangsdaten. In der Praxis wird oft auf ungenaue oder unvollständige Datensätze zurückgegriffen, die in die ROI-Berechnung einfliessen. Eine akkurate Erhebung der Ausgangsdaten vor der Implementierung ist jedoch unerlässlich, um zukünftige Einsparungen korrekt evaluieren zu können.

Korrektur dieser Fehler

Um diese Fehler zu korrigieren, sollten KMUs einen umfassenden Kosten-Nutzen-Analyseansatz entwickeln. Dazu gehört ein detailliertes Kostenverzeichnis aller direkten und indirekten Ausgaben und deren Laufzeiten. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung, um über den gesamten Lebenszyklus der Automatisierung hinweg den realen ROI abzubilden.

Zudem empfiehlt es sich, mit einem konservativen Ansatz zu arbeiten, der den Nutzen der RPA zunächst niedriger ansetzt und somit nicht mit unrealistisch hohen Erwartungen belastet. Die tatsächlichen Effizienzsteigerungen und Einsparungen können dann fortlaufend überwacht und angepasst werden.

Schliesslich sollte der Fokus auf der präzisen und umfassenden Datenerhebung im Vorfeld liegen. Hier empfiehlt es sich, entsprechende Datenmanagement-Werkzeuge oder Beratungsdienste zu nutzen, die eine valide Grundlage für die ROI-Berechnung sicherstellen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

In der kommenden Zeitspanne sollten KMUs folgende Schritte unternehmen:

Datenanalyse und Erhebung (1–2 Wochen): Sammeln Sie relevante Daten bezüglich der aktuellen Prozesse, einschliesslich Umsetzungszeit und -kosten. Identifizieren Sie mit einem strukturieren Ansatz alle direkten und indirekten Kostenpunkte, die im Zusammenhang mit der Automatisierung stehen.

Kosten-Nutzen-Kalkulation (1 Woche): Erstellen Sie eine vollständige Kostenaufstellung. Berechnen Sie konservativ den zu erwartenden ROI, indem Sie potenzielle Effizienzgewinne berücksichtigen, jedoch mit realistischer Einschätzung.

Überprüfung und Validierung (1 Woche): Lassen Sie Ihre Berechnungen von Kollegen oder externen Beratern prüfen, um sicherzustellen, dass alle Annahmen solide und alle Daten korrekt sind.

Wöchentliche Überprüfung: Implementieren Sie ein System zur laufenden Überwachung der tatsächlichen Implementierungskosten und -einsparungen, um bei Abweichungen umgehend reagieren zu können.

Durch diese methodischen Schritte können KMUs das Potenzial von RPA besser ausschöpfen und fundierte Investitionsentscheidungen treffen.