Rechtliche Rahmenbedingungen für KI in KMU — Schritt für Schritt

Einsatz von künstlicher Intelligenz in KMU: Rechtliche Rollen und Pflichten klären

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bringt nicht nur technologische Chancen, sondern auch rechtliche Herausforderungen. Um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Compliance zu wahren, müssen spezifische Rollen und Pflichten klar definiert werden.

Verantwortlichkeiten im Unternehmen festlegen
Bevor KI-Systeme in Ihrem KMU implementiert werden, sollte klar sein, wer für die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften verantwortlich ist. Diese Rolle fällt häufig dem Datenschutzbeauftragten zu, der bereits für die Datenverarbeitung im Unternehmen zuständig ist. Die enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und dem Management ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte, einschliesslich der Datensicherheit und des Datenschutzes, berücksichtigt werden.

Richtlinien für die Nutzung von KI entwickeln
Es ist essenziell, interne Richtlinien zu erstellen, die den Einsatz von KI-Technologien regeln. Diese sollten den zulässigen Umfang der Datenverarbeitung sowie die Sicherheitsmassnahmen beschreiben, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Ein bewährtes Vorgehen ist, eine Arbeitsgruppe mit Vertretern aus IT, Recht und operativen Abteilungen zu bilden, um diese Richtlinien gemeinsam zu erarbeiten und zu pflegen.

Typische rechtliche Fallstricke und deren Vermeidung
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation von Entscheidungsprozessen in KI-Systemen. Diese sollte stets nachvollziehbar sein, um im Konfliktfall nachweisen zu können, wie Entscheidungen getroffen wurden. Eine effektive Lösung ist der Einsatz eines transparenten Monitoring-Systems, das alle Entscheidungen und die zugrundeliegenden Daten protokolliert.

Ein weiterer Fehler besteht in der Missachtung der Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen. Mitarbeitende und Kunden müssen darüber informiert werden, wenn und wie KI-Technologien persönliche Daten verarbeiten. Eine klare, verständliche Datenschutzrichtlinie, die allen Beteiligten zugänglich gemacht wird, kann hier Abhilfe schaffen.

Nachweise und Audits zur Sicherstellung der Compliance
Regelmässige Audits helfen, die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zu überprüfen. Es ist ratsam, sowohl interne als auch externe Überprüfungen durchzuführen, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Zudem sollten alle Prozesse in Zusammenhang mit KI-Anwendungen lückenlos dokumentiert werden, um jederzeit Nachweise über die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien erbringen zu können.

14-Tage-Handlungsanleitung zur rechtlichen Absicherung bei KI-Einsatz

Tag 1–3: Legen Sie die Verantwortlichkeiten im Unternehmen fest, wer für Datenschutz und Compliance zuständig ist.

Tag 4–7: Bilden Sie eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe, um Richtlinien für die Nutzung von KI zu entwickeln.

Tag 8–10: Erstellen Sie eine umfassende Dokumentation der Entscheidungsprozesse in Ihren KI-Systemen.

Tag 11–14: Entwickeln und kommunizieren Sie eine klare Datenschutzrichtlinie für Mitarbeitende und Kunden.

Tag 15–20: Planen und führen Sie ein erstes internes Compliance-Audit durch, um Schwachstellen zu identifizieren.

Tag 21–24: Veranlassen Sie eine externe Überprüfung Ihrer KI-Prozesse zur Sicherstellung einer unabhängigen Bewertung.

Tag 25–30: Implementieren Sie Massnahmen zur Behebung der bei den Audits festgestellten Schwachstellen.

Durch eine strukturierte Herangehensweise und konsequente Umsetzung der oben genannten Schritte können KMU den rechtlichen Anforderungen im Bereich KI gerecht werden und gleichzeitig Vertrauen bei Mitarbeitenden und Kunden aufbauen.