Überblick — Qualitätsmanagement — Praxisleitfaden — Grundlagen.
In KMUs entstehen oft hohe Fehlerkosten, die sich durch gezielte Massnahmen im Qualitätsmanagement signifikant senken lassen. Ein systematisches Vorgehen kann dabei helfen, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen nachhaltig zu verbessern und somit unnötige Kosten zu vermeiden.
Häufige Fehler im Qualitätsmanagement
Ein typischer Fehler ist die ungenügende Dokumentation von Prozessen. Ohne klare Prozessbeschreibungen fehlt es an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Dies kann zu Abweichungen und Fehlern führen, da Mitarbeitende nicht über einheitliche Abläufe verfügen. Die schriftliche Festlegung von Prozessen bildet die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf und sollte regelmässig überprüft und aktualisiert werden.
Ein weiterer Fehler ist das fehlende Einbeziehen der Mitarbeitenden. Oft wird das Qualitätsmanagement als isolierte Aufgabe der Führungsebene betrachtet, was zu mangelndem Engagement und Verständnis in der Belegschaft führen kann. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden aktiv in die Qualitätsprozesse einzubeziehen, Feedback zu fördern und Schulungen anzubieten.
Ursachen für Fehlerkosten
Hohe Fehlerkosten entstehen häufig durch unzureichende Qualitätskontrollen. In KMU fehlt es zuweilen an standardisierten Kontrollmechanismen, die frühzeitig Fehler identifizieren und beheben können. Das regelmässige Überprüfen der Produkt- oder Dienstleistungsqualität durch geeignete Kontrollelemente hilft, Abweichungen rasch zu erkennen und Kosten zu vermeiden.
Ein weiterer Grund für Fehlerkosten liegt in der mangelnden Kommunikation. Eine unzureichende Informationsvermittlung kann Missverständnisse und Fehler begünstigen. Der Aufbau einer offenen Kommunikationskultur, in der Mitarbeitende frei über Probleme berichten können, trägt dazu bei, Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Korrekturmassnahmen
Zur Korrektur der ungenügenden Dokumentation sollten klare Prozesse entwickelt und in einem umfassenden Prozesshandbuch festgehalten werden. Diese Dokumentation muss allen Mitarbeitenden zugänglich sein und im Alltag regelmässig genutzt werden.
Um Mitarbeitende wirksam einzubeziehen, sollten regelmässige Qualitätsbesprechungen organisiert werden, bei denen alle eingeladen sind, Vorschläge zur Verbesserung zu machen. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis von Qualität und fördert die Motivation.
Ein Praxisbeispiel
Ein kleiner Produktionsbetrieb konnte durch die Einführung wöchentlicher Qualitätskontrollen seine Reklamationsquote um 30% senken. Die Qualitätssicherung wurde als feste Routine etabliert, wodurch Fehler rechtzeitig entdeckt und behoben werden konnten. Zudem führte die Beteiligung der Mitarbeitenden an diesen Prozessen zu einer gesteigerten Identifikation mit den Qualitätszielen.
14-Tage-Handlungsanleitung zur Senkung von Fehlerkosten
Erstellen Sie eine Liste aller aktuellen Prozessbeschreibungen und stellen Sie sicher, dass sie vollständig und korrekt sind.
Planen Sie eine Schulung für alle Mitarbeitenden zu den wichtigsten Qualitätsmanagement-Prozessen innerhalb der nächsten Woche.
Implementieren Sie ein wöchentliches Meeting, in dem Qualitätsangelegenheiten besprochen und Verbesserungsvorschläge gesammelt werden.
Überprüfen und verbessern Sie die bestehenden Kontrollmechanismen. Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu.
Fördern Sie eine offene Kommunikationskultur, indem Sie einen anonymen Feedback-Kanal einrichten und wöchentlich Feedback auswerten.
Führen Sie eine Testkontrolle der Qualitätsprozesse durch und passen Sie Massnahmen basierend auf den Ergebnissen an.
Evaluieren Sie nach zwei Wochen die ersten Verbesserungen und planen Sie weitere Schritte zur kontinuierlichen Senkung der Fehlerkosten.