So gelingt es in Projekten — verständlich erklärt — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Prozesse automatisch zu erfassen bedeutet, dass Unternehmen ihre Abläufe mittels Softwarelösungen beobachten und aufzeichnen lassen. Dies bietet nicht nur einen genauen Überblick über bestehende Prozesse, sondern ermöglicht auch deren kontinuierliche Optimierung. Gerade für KMU kann dies zu wertvollen Effizienzsteigerungen führen und so zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.
Fehler bei der automatischen Prozesserfassung
Ein häufiger Fehler bei der Implementierung automatischer Prozesserfassung ist die unzureichende Vorbereitung. Unternehmen beginnen oft ohne klar definierte Ziele oder ohne ein vollständiges Verständnis ihrer bestehenden Prozesse. Dies führt zu einer unvollständigen oder unsystematischen Erfassung und letztlich zu ineffektiven Optimierungsmassnahmen. Zur Korrektur sollte eine gründliche Vorbereitung erfolgen, die spezielle Ziele und die genaue Prozessstruktur berücksichtigt. Eine initiale Prozesslandkarte kann hier nützlich sein, um alle relevanten Abläufe zu identifizieren.
Ein weiterer typischer Fehler ist die Auswahl ungeeigneter Tools. Nicht jede Softwarelösung passt zu den spezifischen Anforderungen eines KMU. Oft wird zu einem Tool gegriffen, das entweder zu komplex oder zu einfach für die jeweiligen Bedürfnisse ist. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen vorher eine sorgfältige Bedarfsanalyse durchführen. Sie müssen genau ermitteln, welche Funktionalitäten notwendig sind, und darauf basierend die Software evaluieren und auswählen.
Schliesslich unterschätzen viele Unternehmen den laufenden Pflegeaufwand solcher Systeme. Automatische Erfassung bedeutet nicht, dass kein menschliches Eingreifen mehr nötig ist. Systeme müssen regelmässig gewartet, aktualisiert und überwacht werden. Ein realistischer Wartungs- und Schulungsplan hilft, den laufenden Betrieb effizient zu gestalten und unvorhergesehene Probleme zu vermeiden.
Umsetzungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
In den ersten sieben Tagen sollten KMU damit beginnen, ihre bestehenden Prozesse umfassend zu analysieren und zu dokumentieren. Diese Phase beinhaltet die Erstellung einer Prozesslandkarte sowie die Festlegung klarer Ziele für die automatische Erfassung.
In der zweiten Woche ist es ratsam, eine Bedarfsanalyse durchzuführen, um die spezifischen Anforderungen an die Prozessdokumentationssoftware zu ermitteln. Parallel dazu kann eine Marktanalyse gestartet werden, um infrage kommende Softwarelösungen zu evaluieren. Dies sollte die Gelegenheit einschliessen, Demos zu testen und Feedback von potenziellen Nutzern im Unternehmen zu sammeln.
Zwischen dem 15. und 21. Tag sollten Unternehmen die passende Softwarelösung auswählen und mit der Implementierung beginnen. In dieser Phase ist es entscheidend, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und Schulungen für die Nutzung des neuen Systems zu planen.
Im Zeitraum von 22 bis 30 Tagen sollte das System im Echtbetrieb getestet werden. Dies sollte in kontrollierter Umgebung geschehen, um potenzielle Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Parallel dazu sollten erste Ergebnisse kontinuierlich überprüft und mit den definierten Zielen abgeglichen werden. Anpassungen und Optimierungen können in dieser frühen Phase wertvolle Erkenntnisse für den weiteren Einsatz liefern.
Durch diese systematische Herangehensweise kann der Übergang zur automatischen Prozesserfassung reibungslos und effizient gelingen, wobei der Fokus auf realistischen Zielen und der Eignung der eingesetzten Tools liegt.