Praxistipps — Kennzahlen in KMU effektiv nutzen — Prozessoptimierung

Der effektive Einsatz von Kennzahlen ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Prozessoptimierung in Schweizer KMU. Eine präzise Auswahl, Erhebung und Auswertung von Kennzahlen kann den Unternehmen helfen, Prozesse zu verstehen, Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen messbar zu machen.

Typische Fehler bei der Nutzung von Kennzahlen

Erster Fehler: Unklare Zielsetzung bei der Auswahl von Kennzahlen. Häufig werden viele Kennzahlen erfasst, ohne dass klar ist, welche Ziele damit verfolgt werden. Dies führt zu einer Datenflut und erschwert die Fokussierung auf wirklich relevante Informationen.

Korrektur: Definieren Sie präzise Ziele, die Sie mit Hilfe der Kennzahlen erreichen möchten. Jeder Kennzahl sollte ein spezifisches Ziel zugeordnet werden, das direkt die Effizienz und Effektivität Ihrer Prozesse verbessert.

Zweiter Fehler: Vernachlässigung der Aktualität der Daten. Veraltete Daten führen oft zu Fehlinterpretationen der aktuellen Lage und können falsche Entscheidungen zur Folge haben.

Korrektur: Etablieren Sie einen Prozess zur regelmässigen Aktualisierung und Überprüfung Ihrer Kennzahlen. Setzen Sie automatische Berichterstattungssysteme ein oder planen Sie feste Zeiten zur manuellen Datenüberprüfung ein, je nach technischer Ausstattung Ihres Unternehmens.

Dritter Fehler: Fehlende Integration von Kennzahlen in Entscheidungsprozesse. Viele Unternehmen erheben Kennzahlen, versäumen es jedoch, sie systematisch in ihre Entscheidungsprozesse zu integrieren.

Korrektur: Entwickeln Sie klare Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen, bei denen die relevanten Kennzahlen regelmässig in Meetings und Strategieplanungen diskutiert und berücksichtigt werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Zieldefinition (Tag 1–5): Sammeln Sie die Entscheider und definieren Sie gemeinsam klare Ziele für die Nutzung von Kennzahlen in Ihrer Organisation. Erarbeiten Sie einen Zielkatalog, der als Grundlage für die Auswahl und Bewertung von Kennzahlen dient.

Auswahl geeigneter Kennzahlen (Tag 6–10): Wählen Sie basierend auf den definierten Zielen die Kennzahlen aus, die für die Erreichung Ihrer Ziele am relevantesten sind. Achten Sie darauf, dass diese regelmäßig und zuverlässig erhoben werden können.

Datenaktualisierung (Tag 11–15): Setzen Sie Prozesse oder Systeme zur regelmässigen Aktualisierung Ihrer Kennzahlen auf. Dies kann die Einrichtung automatisierter Berichtssysteme oder die Terminierung regelmässiger manueller Überprüfungen beinhalten.

Integration in Entscheidungsprozesse (Tag 16–20): Überarbeiten Sie Ihre Entscheidungsprozesse, um sicherzustellen, dass die relevanten Kennzahlen regelmässig in organisatorischen Entscheidungen berücksichtigt werden. Schulungen oder Workshops können dabei helfen, das Bewusstsein für die Bedeutung von Kennzahlen zu schärfen.

Ergebnisanalyse (Tag 21–30): Planen Sie ein Review-Meeting ein, um die ersten Ergebnisse der durchgeführten Massnahmen zu besprechen. Passen Sie bei Bedarf Ihre Vorgehensweise an und verfeinern Sie den Einsatz von Kennzahlen kontinuierlich.

Durch die methodische Implementierung und Optimierung der Nutzung von Kennzahlen können Unternehmen ihre Prozesse effektiver steuern und nachhaltige Verbesserungen erzielen.