Effektive und Sicher Handover von Prozessen
Bei der Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Geschäftsprozessen können leicht Fehler auftreten, die die Effizienz und Sicherheit beeinträchtigen. Ein klarer und strukturierter Handover ist entscheidend, um die Kontinuität der Arbeitsabläufe zu gewährleisten und die Gefahr von Missverständnissen oder Verlusten von Informationen zu minimieren.
Typische Fehler bei Handovers
Unklare Verantwortlichkeiten
Oft fehlt es an einer klaren Zuteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Dies führt zu Unsicherheit darüber, wer für welche Phase des Prozesses verantwortlich ist. Die Lösung besteht darin, Verantwortlichkeiten eindeutig zu definieren und zu kommunizieren, idealerweise mit Hilfe von Rollenbeschreibungen oder einer RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Fehlende Dokumentation
Ein häufiges Problem ist die unzureichende Dokumentation der übergebenen Aufgaben und Informationen. Ohne eine gründliche Dokumentation können wichtige Details übersehen oder falsch interpretiert werden. Um dies zu verhindern, sollte eine standardisierte Vorlage für den Handover-Prozess entwickelt werden, die alle notwendigen Informationen enthält, wie z. B. den Stand des Projektes, offene Aufgaben und Kontaktpersonen.
Mangelnde Kommunikation
Ein weiterer kritischer Fehler ist die unzureichende Kommunikation zwischen den Beteiligten. Werden Absprachen und Informationen nicht effektiv kommuniziert, kann dies zu Verzögerungen und Fehlern führen. Regelmässige Meetings, bei denen offene Fragen geklärt und Feedback ausgetauscht werden, sind unerlässlich. Zudem sollten digitale Kommunikationsmittel genutzt werden, um die Transparenz und Nachverfolgung zu verbessern.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Erstellen Sie eine Checkliste
Entwickeln Sie innerhalb der nächsten Woche eine Checkliste, die alle notwendigen Schritte und Informationen für den Handover-Prozess enthält. Diese sollte in Zusammenarbeit mit den beteiligten Teams erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.
Definieren und Kommunizieren Sie Verantwortlichkeiten
Nutzen Sie die darauffolgenden zwei Wochen, um klare Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt zu definieren und zu kommunizieren. Dabei sollten nicht nur die Hauptverantwortlichen, sondern auch unterstützende und konsultierende Personen identifiziert werden.
Implementieren Sie eine Pilotphase
Führen Sie in der vierten Woche eine Pilotphase durch, in der der verbesserte Handover-Prozess in einem kleineren Rahmen getestet wird. Sammeln Sie Feedback von allen Beteiligten, identifizieren Sie mögliche Engpässe und passen Sie den Prozess entsprechend an.
Diese Schritte helfen, die Effizienz und Sicherheit von Handovers in Geschäftsprozessen nachhaltig zu verbessern. Ein strukturierter Ansatz minimiert das Risiko von Fehlern und trägt dazu bei, dass Übergaben reibungsloser ablaufen.
