Optimierung durch genaue Ist-/Soll-Analysen — Business Analyse

Eine Ist-/Soll-Analyse bildet die Grundlage für effiziente Geschäftsentscheidungen. Sie erlaubt es, aktuelle Prozesse mit gewünschten Zielzuständen zu vergleichen, Schwachstellen zu identifizieren und Korrekturmassnahmen abzuleiten. Eine präzise Durchführung der Analyse kann sowohl Kosten reduzieren als auch die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Der Erfolg hängt dabei von der Vermeidung typischer Fehler ab.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler besteht in der mangelnden Datengrundlage. Oft wird die Erhebung von Daten vernachlässigt oder unzureichend durchgeführt. Eine unvollständige oder fehlerhafte Datenbasis führt jedoch dazu, dass die Analyseergebnisse verzerrt werden. Die Korrektur erfordert eine systematische und umfassende Datenerhebung unter Berücksichtigung aller relevanten Geschäftsbereiche. Elektronische Systeme zur Datenerfassung und Analyse-Tools können die Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten sicherstellen.

Ein weiterer Fehler liegt in der unklaren Definition der Soll-Zustände. Ohne klare, messbare Zielvorgaben bleibt die Analyse wirkungslos. Die Soll-Zustände sollten SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden) formuliert werden, um konkrete Vergleichsmöglichkeiten mit den Ist-Zuständen zu schaffen.

Zudem wird häufig die Kommunikation der Ergebnisse innerhalb des Unternehmens vernachlässigt. Dies führt zu einem Mangel an Akzeptanz und Unterstützung bei der Umsetzung der abgeleiteten Massnahmen. Um dies zu korrigieren, sollten die Ergebnisse verständlich aufbereitet und in Präsentationen oder Berichten mit klaren Handlungsvorschlägen dargestellt werden. Einbindung der relevanten Stakeholder von Anfang an in den Analyseprozess kann ebenfalls helfen, Tragweite und Dringlichkeit der Massnahmen zu verdeutlichen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tag 1–5: Vorbereitung und Datenerhebung

Bestimmen Sie den Umfang der Analyse und alle notwendigen Datenquellen.

Schulen Sie Ihr Team in der Datenerhebung und –verarbeitung.

Planen Sie regelmäßige Meetings, um den Fortschritt der Datensammlung zu überprüfen.

Tag 6–10: Durchführung der Ist-Analyse

Werten Sie die gesammelten Daten aus und dokumentieren Sie den Ist-Zustand.

Achten Sie darauf, dass alle relevanten Unternehmensbereiche abgedeckt werden.

Tag 11–15: Definition der Soll-Zustände

Formulieren Sie klare, messbare Soll-Zustände basierend auf den Unternehmenszielen.

Konsultieren Sie hierfür Abteilungsleiter oder erfahrene Mitarbeiter, um realistische Ziele zu setzen.

Tag 16–20: Durchführung der Soll-Analyse

Vergleichen Sie die Ist- mit den Soll-Zuständen.

Identifizieren Sie Abweichungen und priorisieren Sie die dringlichsten Handlungsbereiche.

Tag 21–25: Massnahmenplanung und Kommunikation

Entwickeln Sie Massnahmenpläne, um die festgestellten Abweichungen zu beseitigen.

Bereiten Sie Präsentationsmaterial vor, welches die Analyseergebnisse klar und verständlich darstellt.

Tag 26–30: Implementierung und Monitoring

Beginnen Sie mit der Umsetzung der Massnahmen und etablieren Sie ein Monitoring.

Erarbeiten Sie einen Zeitplan für regelmässige Überprüfungen der Massnahmenumsetzung.
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise können Schweizer KMU sicherstellen, dass ihre Ist-/Soll-Analysen nicht nur effizient, sondern auch zielgerichtet und nachhaltig zum Unternehmenserfolg beitragen.