Die Bedeutung von effizienten Archivierungs- und Nachweissystemen
In der heutigen Zeit ist die effiziente und ordnungsgemässe Archivierung von Dokumenten und Dateien für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Eine klare und nachvollziehbare Dokumentenstruktur stellt nicht nur sicher, dass wichtige Informationen jederzeit zur Verfügung stehen, sondern schützt auch vor rechtlichen Risiken. Dennoch treten häufig Fehler bei der Archivierung und im Umgang mit Nachweisen auf, die die Effizienz und Rechtskonformität erheblich beeinträchtigen können.
Typische Fehler bei der Archivierung und wie Sie diese beheben
Unstrukturierte Ablage von Dokumenten
Ein weit verbreiteter Fehler im Dokumentenmanagement ist die unstrukturierte Ablage von Dateien. Dokumente werden oft unsystematisch auf verschiedenen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern abgelegt, ohne dass klare Benennungen und Kategorisierungen vorhanden sind. Dieser Ansatz führt zu ineffizienten Suchprozessen und erschwert die spätere Auffindbarkeit der Dokumente. Abhilfe schaffen hier strukturierte Ablagepläne, die nach Kategorien wie Projekt, Kunde oder Dokumententyp organisiert sind. Eine konsistente Benennung der Dateien unterstützt zusätzlich die Übersichtlichkeit und ermöglicht eine schnelle Zuordnung.
Fehlende Regelungen zur Aufbewahrungsdauer
Ein weiterer Grossteil der Probleme entsteht durch eine unzureichende Regelung der Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Dokumente werden entweder zu lange aufbewahrt, was den Speicherplatz unnötig belastet und potenzielle Datenschutzrisiken birgt, oder zu früh gelöscht. Um dieses Problem zu lösen, sollten klare Richtlinien festgelegt werden, die die gesetzlichen Anforderungen und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen. Eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung dieser Richtlinien stellt sicher, dass sie den aktuellen Vorschriften entsprechen.
Unzureichende Sicherung von Nachweisen
Bei der Sicherung von Nachweisen wird häufig der Fehler gemacht, dass nur physische oder digitale Kopien ohne ausreichende Sicherheitsmassnahmen erstellt werden. Dies kann bei Verlust oder Beschädigung der Originaldokumente zu erheblichen Problemen führen. Deshalb ist es essenziell, eine Strategie zur Datensicherung zu implementieren. Diese sollte sowohl die Sicherung auf externen Speichermedien als auch die Nutzung von Cloud-Lösungen umfassen, die den Zugriff auf wichtige Dokumente immer gewährleisten.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Bestandsaufnahme der aktuellen Archivierungsmethoden
Analyse der vorhandenen Archivierungssysteme und Identifikation von Schwachstellen. Prüfen Sie die Dateistruktur und die Zugriffsregelungen innerhalb Ihres Unternehmens.
Entwicklung eines strukturierten Ablageplans
Erarbeiten Sie gemeinsam mit relevanten Abteilungen einen einheitlichen Ablageplan. Dieser sollte alle notwendigen Kategorien und eine konsistente Benennungslogik enthalten.
Erstellung und Kommunikation einer Aufbewahrungsrichtlinie
Definieren Sie klare Richtlinien zur Aufbewahrungsdauer unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit diesen Richtlinien.
Umsetzung eines umfassenden Sicherungskonzepts
Führen Sie ein Konzept zur Datensicherung ein, das redundante Sicherheitskopien sowohl lokal als auch in der Cloud erstellt. Stellen Sie sicher, dass Zugriffssicherheitsmassnahmen getroffen werden, um den Datenschutz zu wahren.
Durch die konsequente Umsetzung dieser Massnahmen kann Ihr Unternehmen nicht nur die Archivierung und den Nachweis von Dokumenten optimieren, sondern auch deren Effizienz und Zuverlässigkeit nachhaltig verbessern.
