Notfallübungen in der Business Continuity-Planung — Überblick

Kernaussage: Notfallübungen sind ein essenzieller Bestandteil der Business Continuity-Planung, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen im Ernstfall handlungsfähig bleibt. Eine sorgfältige Planung und Durchführung dieser Übungen kann Risiken minimieren und die Reaktionszeit erheblich verbessern.

Typische Fehler und deren Korrektur

Unzureichende Planung: Ein häufiger Fehler bei Notfallübungen ist die mangelnde Vorbereitung. Oft werden Szenarien nicht detailliert genug entwickelt oder es fehlt an klaren Zielen für die Übung. Zur Korrektur dieses Fehlers sollte ein umfassender Übungsplan erstellt werden, der die meisten potenziellen Notfälle abdeckt und eindeutige Messgrössen für den Erfolg definiert.

Kommunikationslücken: In vielen Fällen wird die Notfallkommunikation nicht ausreichend getestet. Dies kann dazu führen, dass im Ernstfall verwirrende oder unvollständige Informationen verbreitet werden. Um diesen Fehler zu beheben, sollten Kommunikationspläne in die Übung integriert und die Rolle jeder beteiligten Person klar festgelegt werden. Es ist auch ratsam, alternative Kommunikationsmittel zu testen, falls die primären Kanäle ausfallen.

Fehlende Nachbearbeitung: Häufig wird die Nachbearbeitung einer Übung vernachlässigt. Ohne eine sorgfältige Auswertung und die Umsetzung von Verbesserungsmassnahmen können wertvolle Lernerfahrungen verloren gehen. Um dies zu verhindern, sollte jedes Teammitglied zu einer Nachbesprechung eingeladen werden, in der die Ergebnisse analysiert und ein Verbesserungsplan entwickelt wird.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Woche 1: Beginnen Sie mit der Identifikation der kritischen Geschäftsprozesse, die im Falle eines Notfalls fortgeführt werden müssen. Erstellen Sie eine Risikoanalyse, um die wahrscheinlichsten und folgenreichsten Notfallszenarien zu bestimmen. Ernennen Sie ein Team, welches die Planung der Notfallübung übernimmt.

Woche 2: Entwickeln Sie das Übungsszenario basierend auf den identifizierten Risiken und erstellen Sie einen detaillierten Ablaufplan. Legen Sie die Ziele fest, die durch die Übung erreicht werden sollen, wie zum Beispiel die Evaluierung der Kommunikationswege oder die Effizienz der Entscheidungsfindung in kritischen Situationen.

Woche 3: Führen Sie eine Schulung für alle am Notfallplan beteiligten Mitarbeitenden durch. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle und Verantwortung während der Übung kennt. Testen Sie die Kommunikationsmittel, um ihre Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

Woche 4: Setzen Sie die Notfallübung um. Beobachten Sie die Abläufe und nehmen Sie Notizen über mögliche Schwachstellen. Nach der Übung führen Sie eine umfassende Nachbesprechung durch, um die Erkenntnisse zu nutzen und einen Plan zur Behebung der Schwachstellen zu erstellen.

Indem Sie diese Zeitpläne einhalten und typische Fehler vermeiden, wird die Fähigkeit Ihres Unternehmens verbessert, auch in Krisensituationen reibungslos zu funktionieren. Eine regelmässige Überprüfung und Anpassung der Notfallpläne sind notwendig, um auch bei sich ändernden Bedingungen optimal vorbereitet zu sein.