New Work — Hybrid-Modelle sinnvoll gestalten — Schritt für Schritt

Hybrid-Modelle effektiv gestalten: Ein praxisnaher Leitfaden für KMU

Hybrid-Modelle kombinieren die Vorteile von Büroarbeit und Homeoffice. Dies ermöglicht eine Verbesserung der Arbeitsweise, wenn richtig umgesetzt. Für KMU ist ein sinnvoll gestaltetes Hybridmodell entscheidend, um Flexibilität zu bieten und gleichzeitig Produktivität und Teamzusammenhalt zu fördern.

Die richtige Balance finden
Ein entscheidender Aspekt bei der Gestaltung eines Hybrid-Modells ist die Balance zwischen den Tagen im Büro und im Homeoffice. Ein flexibler Ansatz könnte sein, dass Mitarbeitende beispielsweise drei Tage im Büro und zwei Tage zu Hause arbeiten. Dies erlaubt persönliche Treffen und die Nutzung von Büroressourcen, während gleichzeitig die Vorteile des Homeoffice erhalten bleiben. Die klare Festlegung von Regelungen und Verantwortlichkeiten verhindert Verwirrung und verbessert die Effizienz.

Kommunikation klar und konstant halten
Ein typischer Fehler in Hybrid-Modellen ist die unzureichende Kommunikation. In einem hybriden Arbeitsumfeld sind regelmässige Updates und Meetings entscheidend. Hierbei können wöchentliche virtuelle Team-Meetings und tägliche Kurzbesprechungen via Telefon oder Video helfen, alle auf dem Laufenden zu halten. Klare Kommunikationsrichtlinien helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Zugänglichkeit von Ressourcen sicherstellen
Oftmals kämpfen KMUs in Hybrid-Modellen mit der Zugänglichkeit zu den benötigten Arbeitsmaterialien. Eine zentrale digitale Plattform kann Abhilfe schaffen, auf der alle relevanten Dokumente und Informationen abgelegt sind. Dies ermöglicht Mitarbeitenden, von überall aus produktiv zu arbeiten. Zudem sollte die IT-Abteilung darauf achten, dass die technischen Lösungen sicher und zuverlässig funktionieren.

Teamkultur pflegen und stärken
Ein weiteres Risiko in hybriden Modellen besteht in der Abnahme der Teamkohäsion. Unternehmen sollten Gelegenheiten schaffen, um den Teamgeist zu stärken. Dies kann durch regelmässige, geplante Team-Events oder informelle Treffen geschehen, sei es virtuell oder vor Ort. So bleibt das Zusammengehörigkeitsgefühl erhalten, auch wenn Mitarbeitende physisch getrennt arbeiten.

Fehler vermeiden: Überwachungswahn und Arbeiten ohne Struktur
Häufige Fehler sind der Versuch, Mitarbeitende im Homeoffice zu stark zu überwachen, oder eine unzureichende Strukturierung der Arbeitsabläufe. Der Fokus sollte auf Ergebnisorientierung statt auf Überwachung liegen. Eine klare Aufgaben- und Zielstellung hilft, die Arbeit im Homeoffice ebenso strukturiert und effizient zu gestalten wie die im Büro.

14-Tage-Plan zur Einführung eines Hybridmodells

Tag 1-3: Bestimmen der hybriden Arbeitsstruktur. Abstimmung mit Führungskräften und Mitarbeitenden über ihre Präferenzen und Bedürfnisse.

Tag 4-7: Entwicklung von Kommunikationsrichtlinien und Tools, die den Informationsfluss sicherstellen.

Tag 8-10: Sicherstellung der erforderlichen technischen Ressourcen und Zugriffsmöglichkeiten für alle Mitarbeitenden.

Tag 11-12: Workshops organisieren, um die Belegschaft mit der neuen Struktur vertraut zu machen.

Tag 13-14: Start des Hybrid-Modells mit einem Pilotprojekt, um erste Erfahrungen zu sammeln und Verbesserungspotential zu identifizieren.

Ein klar strukturiertes Hybridmodell kann KMUs helfen, ihre betrieblichen Ziele zu erreichen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben.