Arbeitsplatz & Tools – kompakt erläutert.
Einheitliches Toolset und klare Regeln steigern Effizienz
In der heutigen Arbeitswelt ist ein standardisiertes Toolset mit klaren Regeln essenziell, um die Effizienz in KMU zu steigern. Einheitliche Werkzeuge und klare Verhaltensregeln erleichtern die Zusammenarbeit und reduzieren Missverständnisse.
Vereinheitlichung der digitalen Werkzeuge
Einheitliche Tools ermöglichen es Teams, nahtlos zusammenzuarbeiten. Während einige Unternehmen versuchen, flexibler zu sein und ihren Mitarbeitenden die Wahl ihrer Werkzeuge zu überlassen, kann dies leicht zu Verwirrung führen. Ein Beispiel ist die Einführung einer einheitlichen Kommunikationsplattform wie Microsoft Teams oder Slack. Indem alle Mitarbeitende dasselbe Tool nutzen, werden Kommunikationswege verkürzt und Informationen zentralisiert.
Klare Regeln für die Nutzung
Nicht nur die Werkzeuge müssen vereinheitlicht werden, auch klare Regeln sind entscheidend. Klare Anweisungen zur Nutzung der Tools sind notwendig. So sollten beispielsweise Dokumente immer gleich benannt und in vorgegebenen Ordnern abgelegt werden. Dies verhindert das Chaos einer unstrukturierten Dateihierarchie, die zu Zeitverlust und Frustration führen kann.
Integration und Schulung
Ein häufiger Fehler in KMUs ist die mangelnde Schulung der Mitarbeitenden beim Einsatz neuer Tools. Dies führt oft zu suboptimaler Nutzung der eingesetzten Software. Um diese Problematik zu beheben, sollten Unternehmen regelmässige Schulungen und Informationsveranstaltungen organisieren. Ein weiteres Beispiel ist die Einführung neuer Funktionen in bestehenden Tools, die ohne Schulung selten genutzt werden.
Vermeidung von Tool-Überschneidungen
Ein weiteres Problem ist die Überschneidung von Funktionen in verschiedenen Tools, die Mehrarbeit verursachen. Dies kann vermieden werden, indem alle eingesetzten Programme regelmäßig auf ihre Notwendigkeit und Effizienz überprüft werden. Ist ein Software-Tool überflüssig, sollte es entfernt werden, um Doppelspurigkeiten zu vermeiden.
Fehlerbehebung und kontinuierliche Verbesserung
Typische Fehler in KMU umfassen die unberechtigte Nutzung von Schatten-IT, wie etwa inoffiziell installierte Softwarelösungen, die Sicherheitsrisiken darstellen können. Um dies zu beheben, sollten IT-Richtlinien strikt durchgesetzt und regelmässige Sicherheitsschulungen durchgeführt werden. Ein begleitender Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitswerkzeuge ist ebenfalls notwendig.
Umsetzungsplan
Inventarisierung (Woche 1–2): Erstellen Sie eine Liste aller derzeit verwendeten Tools. Überprüfen Sie deren Effizienz und Redundanz.
Entscheidungsfindung (Woche 2–3): Entscheiden Sie sich für eine Hauptplattform pro Kategorie (Kommunikation, Dokumentenmanagement, Projektmanagement).
Regelwerke entwickeln (Woche 3): Entwickeln Sie klare Regeln zur Nutzung der Tools hinsichtlich Benennung, Ablage und Kommunikation.
Implementierung und Schulung (Woche 4): Implementieren Sie die ausgewählten Tools und führen Sie Schulungen für alle Mitarbeiter durch.
Feedbackrunde (Ende Woche 4): Sammeln Sie Rückmeldungen und passen Sie den Plan bei Bedarf an.
Durch die Einführung eines standardisierten Toolsets mit festen Regeln können KMU eine deutliche Verbesserung ihrer Effizienz und Zusammenarbeit erreichen.