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Unternehmen investieren oft beträchtliche Zeit in Meetings, die jedoch nicht immer effizient sind. Eine Meeting-Diät mit festen Entscheidungsformaten kann dazu beitragen, Sitzungen produktiver zu gestalten und wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Wir beleuchten häufige Fehler bei der Meeting-Gestaltung sowie deren Korrekturen und bieten eine Handlungsanleitung für die nächsten Wochen.
Typische Fehler in Meetings
Ein verbreiteter Fehler besteht in unklaren Zielsetzungen für Meetings. Oft sind Agenda-Punkte zu vage oder fehlen ganz, was zu ungeordneten Diskussionen führt. Um dies zu korrigieren, ist es hilfreich, für jedes Meeting ein klares Ziel zu definieren und eine detaillierte Agenda im Voraus zu verteilen. Jedes Thema auf der Agenda sollte dabei ein spezifisches Ziel haben, das es zu erreichen gilt.
Ein weiterer Fehler ist die übermässige Teilnehmerzahl. Häufig werden mehr Personen eingeladen, als tatsächlich benötigt werden, was die Effizienz mindert. Setzen Sie bei der Planung Prioritäten, wer für die Zielerreichung eines Meetings wirklich erforderlich ist. Kleinere Gruppen sind oft produktiver und agiler.
Zuletzt wird oft versäumt, am Ende eines Meetings klare Entscheidungen zu fassen. Ohne verbindliche nächste Schritte läuft man Gefahr, dass wertvolle Diskussionspunkte im Sande verlaufen. Hier können feste Entscheidungsformate Abhilfe schaffen. Entscheidungsformate wie der „entscheidende Konsens“ oder die „Mehrheitsentscheidung“ sollten vorab festgelegt und im Meeting stringent angewendet werden.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Schritt 1: Analysieren und bewerten Sie Ihre aktuellen Meeting-Strukturen. Identifizieren Sie Meetings, die ohne klares Ziel stattfinden, überbesetzt sind oder ohne feste Entscheidungsformate enden.
Schritt 2: Überarbeiten Sie die Meeting-Agenden. Stellen Sie sicher, dass jedes Meeting ein überprüfbares Ziel verfolgt. Priorisieren Sie Themen, die unmittelbare Entscheidungen erfordern, und nutzen Sie die Agenda, um fokussierte Diskussionen zu fördern.
Schritt 3: Implementieren Sie feste Entscheidungsformate. Wählen Sie für jede Meeting-Art ein geeignetes Entscheidungsformat und kommunizieren Sie dies an alle Teilnehmer. Schulungen oder Workshops können hilfreich sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten diese Formate verstehen und anwenden können.
Schritt 4: Evaluieren Sie am Ende der 30 Tage den Fortschritt. Vergleichen Sie die Effizienz und Dauer der Meetings sowie die Zufriedenheit der Teilnehmer vor und nach der Implementierung der neuen Struktur. Passen Sie bei Bedarf die Formate oder Ziele an und schaffen Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Durch eine konsequente Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen ihre Meetings optimieren, die Produktivität steigern und letztendlich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen. Eine gut durchdachte Meeting-Diät mit klaren Entscheidungsprozessen kann somit ein wichtiger Bestandteil effektiverer Arbeitsstrukturen sein.