Überblick – Prozesse und Bots richtig einordnen.
Messgrössen und Auditbarkeit in BPMN-Prozessen: Ein Praxisleitfaden
Die klare Definition von Messgrössen und die Sicherstellung der Auditbarkeit sind entscheidende Aspekte für die erfolgreiche Implementierung von BPMN (Business Process Model and Notation) in KMU. Diese Faktoren ermöglichen es, Prozesse transparent zu überwachen und die Effektivität kontinuierlich zu verbessern.
Messgrössen in BPMN-Prozessen
Messgrössen dienen als Grundlage für die Bewertung der Leistung von Geschäftsprozessen. Sie umfassen Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Kosten und Qualität. In einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen könnte eine Messgrösse beispielsweise die Zeit sein, die benötigt wird, um einen Kundenauftrag vom Eingang bis zur Auslieferung abzuwickeln. Um aussagekräftig zu sein, sollten Messgrössen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.
Auditbarkeit sicherstellen
Die Auditbarkeit von BPMN-Prozessen bedeutet, dass alle Schritte eines Prozesses nachvollziehbar und überprüfbar sind. Dazu gehört die Dokumentation der Prozesse sowie deren Ergebnisse. Beispielsweise sollten Änderungen an einem Prozess verlässlich protokolliert und zugänglich aufbewahrt werden. Dies erleichtert nicht nur interne Audits, sondern auch die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen.
Beispiele aus dem KMU-Alltag
Ein typisches Beispiel ist der Bestellprozess. Hier könnten Messgrössen wie die Abwicklungszeit oder die Fehlerquote gemessen werden. Auditierbar wird dieser Prozess, wenn alle Bestellungen digital erfasst und jede Interaktion dokumentiert ist, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, welcher Mitarbeitende welche Änderungen vorgenommen hat.
Typische Fehler und Korrekturen
Unklare Messgrössen: Oftmals sind Messgrössen zu vage formuliert. Korrektur: Schärfen Sie die Definition, indem Sie SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) anwenden.
Fehlende Dokumentation: Prozesse werden nicht ausreichend dokumentiert. Korrektur: Entwickeln Sie eine klare Dokumentationsstrategie und nutzen Sie Tools, um Änderungen automatisch zu protokollieren.
Mangelndes Audit-Wissen: Mitarbeitende sind sich der Bedeutung von Audits nicht bewusst. Korrektur: Schulen Sie Ihr Personal regelmässig und integrieren Sie das Thema Audit in Ihre Unternehmensrichtlinien.
14-30 Tage Handlungsanleitung
Tag 1–3: Identifizieren Sie alle kritischen Prozesse in Ihrem Unternehmen, die von Bedeutung sind.
Tag 4–7: Entwickeln Sie klare, spezifische Messgrössen für jeden identifizierten Prozess.
Tag 8–12: Implementieren Sie ein System zur lückenlosen Dokumentation dieser Prozesse.
Tag 13–16: Führen Sie Schulungen für Mitarbeitende durch, um die Bedeutung von Messgrössen und Audits zu verdeutlichen.
Tag 17–21: Überprüfen Sie die Prozesse und die Dokumentationen auf Schwachstellen und passen Sie diese an.
Tag 22–30: Führen Sie einen internen Audit durch, um die Effektivität der Massnahmen zu bewerten und weitere Verbesserungen anzustossen.
Durch diese systematische Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass Ihre BPMN-Prozesse messbar und auditierbar sind, und verschaffen Ihrem KMU einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.