Messgrössen als Schlüssel für BPMN-Optimierung — Schritt für Schritt

Bedeutung von Messgrössen und Auditbarkeit in BPMN-Prozessen

Messgrössen und Auditbarkeit sind zentrale Elemente zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen Unternehmen, die Leistung ihrer BPMN (Business Process Model and Notation)-Bots und Prozesse objektiv zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im DACH-Raum kann durch gezielte Messung und Auditierung der Geschäftserfolg nachhaltig gesteigert werden.

Rolle der Messgrössen in BPMN

Messgrössen sind quantifizierbare Indikatoren, die den Erfolg oder die Leistung eines Prozesses bewerten. In einem typischen KMU-Betrieb kann etwa die Bearbeitungszeit eines Kundenauftrags oder die Anzahl der abgeschlossenen Aufträge pro Tag als Messgrösse dienen. Ohne klare Messgrössen ist es schwierig, den Fortschritt oder Probleme im Prozessablauf zu erkennen. Unternehmen sollten daher von Beginn an definieren, welche Messgrössen für sie entscheidend sind.

Auditbierbarkeit in der Praxis

Die Auditbierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung von definierten Prozessen zu überprüfen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies ist nicht nur für die interne Qualitätssicherung essenziell, sondern auch bei externen Prüfungen und Zertifizierungen. In einem KMU kann ein Auditing beispielsweise das regelmässige Überwachen von Auftragsdurchlaufzeiten umfassen, um sicherzustellen, dass optimierte Prozesse tatsächlich eingehalten werden.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler ist die Auswahl unpassender oder zu vieler Messgrössen. KMUs sollten sich auf wenige, aber aussagekräftige Indikatoren konzentrieren, etwa die Kundenzufriedenheit statt ausschliesslich der Bearbeitungszeit. Ein weiterer Fehler ist unzureichendes Monitoring. Selbst die besten Messgrössen nützen nichts, wenn sie nicht regelmässig überprüft werden. Ein kontinuierliches Monitoring in Kombinatorik mit automatisierten Alerts bei Abweichungen kann hier Abhilfe schaffen. Schliesslich wird oft die Dokumentation der Auditierung vernachlässigt. Strukturierte Protokolle helfen, Überprüfungen effizient zu gestalten und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Aufbau einer soliden Mess- und Auditstruktur im KMU

Ziele definieren (Tage 1–3): Klar definierte Ziele setzen den Rahmen für die Auswahl der richtigen Messgrössen. Besprechen Sie mit Ihrem Team, welche Kernprozesse optimiert werden sollen.

Messgrössen auswählen (Tage 4–7): Identifizieren Sie die wichtigsten Indikatoren zur Erfolgsmessung Ihrer Prozesse.

Audit-Plan entwickeln (Tage 8–10): Erstellen Sie einen Plan, wie und wann regelmässige Prüfungen durchgeführt werden sollen. Beachten Sie dabei auch die nötige Dokumentation.

Tools einrichten (Tage 11–14): Implementieren Sie geeignete Softwaresysteme, um Messwerte zu erfassen und Auditprozesse zu dokumentieren.

Testphase einleiten (Tage 15–20): Führen Sie eine Testphase durch, um die Praktikabilität und Effizienz der gesetzten Messgrössen und Auditpläne zu überprüfen.

Ergebnisse auswerten und anpassen (Tage 21–30): Evaluieren Sie die ersten Ergebnisse und passen Sie die Vorgehensweise an, falls nötig. Suchen Sie Feedback von allen Beteiligten, um die Effektivität kontinuierlich zu steigern.

Durch die Implementierung klarer Messgrössen und einer strukturierten Auditierbarkeit können KMUs sicherstellen, dass ihre BPMN-Prozesse effizient laufen und stetig verbessert werden. Properes Monitoring und konsequente Umsetzung sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.