So gelingt es in Projekten — verständlich erklärt — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
In der heutigen Geschäftswelt, in der Effizienz und genaue Datenerfassung entscheidend sind, stellt die automatische Belegextraktion durch KI eine wertvolle Möglichkeit dar, den Finanz- und Controllingbereich in Unternehmen zu entlasten und zu optimieren. Die Kernaussage dieses Beitrags ist die Fähigkeit von KI-Systemen, Dokumente, beispielsweise Rechnungen und Quittungen, zuverlässig zu lesen und die relevanten Informationen herauszufiltern. Dies führt zu einer Reduktion des manuellen Arbeitsaufwands und verringert die Fehleranfälligkeit.
Typische Fehler bei der automatischen Belegextraktion
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Datenqualität. KI-Modelle sind auf qualitativ hochwertige Beispiele angewiesen, um genau arbeiten zu können. Belege, die unscharf, schlecht gescannt oder beschädigt sind, führen oft zu fehlerhaften Ergebnissen. Dies kann korrigiert werden, indem man sicherstellt, dass die Belege in gutem Zustand sind und die Scans in hoher Auflösung vorliegen.
Ein zweiter Fehler ist die ungenügende Anpassung des KI-Systems an unternehmensspezifische Anforderungen. Standardisierte Lösungen sind nicht immer in der Lage, die individuellen Rahmenbedingungen und Abrechnungsmodalitäten eines Unternehmens abzubilden. Eine gründliche initiale Analyse der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und die anschliessende Anpassung des Systems können Abhilfe schaffen.
Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die fehlende Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien. Selbst ein gut implementiertes System kann sein volles Potenzial nicht entfalten, wenn die Benutzer nicht angemessen instruiert und überzeugt werden. Dies lässt sich durch gezielte Schulungs- und Einführungsprogramme beheben.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
In den nächsten zwei bis vier Wochen sollten Unternehmen wie folgt vorgehen, um die automatische Belegextraktion optimal zu nutzen:
Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung – Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse Ihrer derzeitigen Erfassung von Belegen und bestimmen Sie den genauen Unterstützungsbedarf durch KI.
Evaluierung und Auswahl eines geeigneten Systems – Recherchieren Sie verschiedene KI-Lösungen zur automatischen Belegextraktion und wählen Sie eine Lösung, die am besten zu den Anforderungen und den bestehenden Systemen Ihres Unternehmens passt.
Vorbereitungsphase – Bereiten Sie qualitativ hochwertige Vorlagen Ihrer Belege zur Eingabe in das KI-System vor. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Vorbereitungen getroffen sind, um die Qualität der eingescannten Belege zu gewährleisten.
Pilotphase starten – Führen Sie das System in einer begrenzten Umgebung ein, um die Leistung zu testen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen.
Mitarbeiterschulung – Organisieren Sie Schulungsveranstaltungen, um die Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut zu machen und die Akzeptanz zu fördern.
Feedback und Optimierung – Sammeln Sie Rückmeldungen der Benutzer und nehmen Sie in den folgenden Wochen gegebenenfalls justierende Massnahmen vor, um das System zu optimieren.
Durch diese strukturierten Schritte lässt sich die Implementierung der automatischen Belegextraktion effektiv und nachhaltig gestalten, wovon die gesamte Finanz- und Controllingabteilung profitieren kann.