KI & BPMN — Effizienz in Geschäftsprozessen steigern — KI BPMN Bots
Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Erstellung von Geschäftsprozessen mit BPMN (Business Process Model and Notation) bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. KI kann dabei helfen, Prozesse schneller zu entwerfen, zu analysieren und zu optimieren. Doch wie bei jeder technologischen Innovation gibt es auch hier typische Fehler, die Unternehmen vermeiden sollten, um das volle Potenzial von KI-gestützter Prozessgestaltung auszuschöpfen.
Typische Fehler und deren Korrektur
Ein häufig auftretender Fehler ist die unzureichende Datenbasis. Da KI-Modelle auf vorhandenen Daten trainiert werden, kann eine unvollständige oder ungenaue Datenbank zu fehlerhaften oder ineffektiven Prozessmodellen führen. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten vollständig, korrekt und aktuell sind. Regelmässige Audits der Datenqualität und gegebenenfalls externe Datenquellen können dabei helfen, dieses Problem zu beheben.
Ein weiterer Fehler besteht in der Überautomatisierung von Prozessen. Wenn Unternehmen versuchen, jeden Prozessschritt zu automatisieren, ohne menschliche Kontrollpunkte, kann dies zu einem Verlust an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit führen. Der richtige Ansatz ist eine ausgewogene Kombination aus automatisierten und manuellen Prozessschritten. Menschliche Eingriffe in entscheidende Phasen können helfen, die notwendige Flexibilität zu bewahren und unvorhergesehene Probleme frühzeitig zu erkennen.
Der dritte typische Fehler ist die Vernachlässigung der Benutzerakzeptanz. Selbst die besten KI-gestützten Prozesse werden scheitern, wenn die Mitarbeitenden sie nicht unterstützen. Hier ist es entscheidend, die Nutzer frühzeitig in den Entwicklungsprozess einzubeziehen und sicherzustellen, dass sie die Vorteile der neuen Methode verstehen und zu schätzen wissen. Workshops und Trainings können dabei helfen, Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu steigern.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
In den ersten 14 Tagen sollte das Unternehmen eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse und ihrer Daten durchführen. Identifizieren Sie, welche Prozesse am meisten von KI profitieren könnten, und sammeln Sie alle relevanten Daten. Überprüfen und bereinigen Sie die Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind.
In den nächsten 7 bis 10 Tagen sollte ein Pilotprojekt gestartet werden. Wählen Sie einen oder zwei Prozesse aus, die sich für die KI-Integration eignen. Entwickeln Sie ein erstes KI-Modell und testen Sie dessen Leistung in einer kontrollierten Umgebung. Beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Test ein und sammeln Sie deren Feedback.
In den letzten Tagen des Zyklus sollten die Ergebnisse des Pilotprojekts analysiert werden. Anhand dieser Analyse lassen sich die nächsten Schritte planen und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren. Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, in welchem Umfang weitere Prozesse durch KI unterstützt werden und ob Anpassungen erforderlich sind.
Durch eine strukturierte Herangehensweise und das Vermeiden der typischen Fehler können Unternehmen so den ersten Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen, KI-gestützten Prozessgestaltung machen.