KI in BPMN — Neue Horizonte der Prozessvisualisierung — KI BPMN Bots

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in die Prozessvisualisierung mittels BPMN kann Geschäftsabläufe erheblich klarer und effizienter gestalten. Diese technologische Anreicherung bietet Unternehmen die Gelegenheit, Prozesse besser zu überwachen, Engpässe schneller zu identifizieren und Potenziale für Optimierungen freizulegen. Doch Vorsicht ist geboten: Fehltritte können den Nutzen erheblich mindern.

Typische Fehler bei der Integration

Ein häufiger Fehler liegt darin, KI-Modelle ohne fundierte Datenbasis einzusetzen. Ohne qualitativ hochwertige und aussagekräftige Daten sind die Ergebnisse der KI tendentiell ungenau oder gar irreführend. Korrektur: Führen Sie eine gründliche Datenerhebung und -aufbereitung durch. Stellen Sie sicher, dass die Daten vollständig, relevant und aktuell sind, bevor sie zur Modellierung verwendet werden.

Ein weiterer oft gesehener Fehler ist, dass bestehende Prozesse unkritisch in die KI-Anwendung übertragen werden, ohne diese an die spezifischen Möglichkeiten und Anforderungen der KI-Technologie anzupassen. Korrektur: Überarbeiten Sie bestehende Prozessabbildungen, um sie an die KI-spezifischen Anforderungen anzupassen. Berücksichtigen Sie dabei dynamische Elemente und variierende Prozessausgänge.

Schliesslich wird die Bedeutung der Benutzerakzeptanz häufig unterschätzt. Ohne die aktive Unterstützung der Mitarbeitenden bleibt die KI-Integration oft wirkungslos. Korrektur: Führen Sie Schulungen durch, die den Nutzen, Funktionsweise und Handhabung der KI-Tools verdeutlichen. Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Offenheit gegenüber technologischen Neuerungen.

Handlungsanleitung für die ersten 14–30 Tage

Tag 1-5: Bestandsaufnahme und Planung

Identifizieren Sie die bestehenden Prozesslandkarten und bestimmen Sie den Umfang der KI-Integrierung.

Kontaktieren Sie interne Fachexperten und IT-Spezialisten für eine erste Einschätzung möglicher Umsetzungsstrategien.

Tag 6-10: Datenaufbereitung

Analysieren und bereinigen Sie vorhandene Datenquellen.

Entwickeln Sie mit Ihrem Team eine Strategie zur kontinuierlichen Datenerfassung und Sicherstellung der Datenqualität.

Tag 11-15: Konzeption der Prozessanpassungen

Überprüfen Sie bestehende Prozessschritte auf deren Relevanz und Effizienz.

Dokumentieren Sie notwendige Anpassungen, die den Einsatz der KI innerhalb der Prozessvisualisierung fördern.

Tag 16-20: Schulungen

Planen und führen Sie Schulungen für die Mitarbeitenden durch.

Erklären Sie die angestrebten Änderungen im Detail und erläutern Sie die Vorteile der neuen Prozessabbildungen.

Tag 21-30: Pilotanwendung und Feedback sammeln

Setzen Sie die geänderten Prozesse zunächst in einem kleineren Bereich oder Team ein.

Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und beobachten Sie die Funktionalität der Systeme.

Passen Sie die Prozessvisualisierung und die eingesetzte KI anhand der Rückmeldungen an.
Durch strukturierte Planung und Durchführung der oben genannten Schritte gelingt die reibungslose Integration von KI in die Prozessvisualisierung, mit der letztendlichen Zielsetzung, die Effizienz und Transparenz betrieblicher Abläufe deutlich zu steigern.