Datenintegration — Grundlagen — KI im Unternehmen — Praxisleitfaden.
Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl von Systemen in Unternehmen hervor, die reibungslos zusammenarbeiten müssen. Der Fokus liegt dabei häufig auf der Integration von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM). Doch die Verbindung dieser Systeme ist komplex und erfordert präzise Planung, um betriebliche Effizienz zu steigern und Datensilos zu vermeiden.
Typische Fehler bei der Integration
Fehlende Strategie und Planung: Oft stürzen sich Unternehmen in die Integration, ohne eine klare Strategie zu haben. Dies führt zu unvollständigen oder ineffizienten Verbindungen zwischen den Systemen. Um dies zu vermeiden, ist es entscheidend, eine detaillierte Roadmap zu erstellen, die die Ziele der Integration definiert und klare Meilensteine setzt.
Unzureichendes Datenmapping: Bei der Integration von DMS, ERP und CRM spielt das Datenmapping eine zentrale Rolle. Ein häufiger Fehler ist, dass Datenfelder nicht korrekt abgeglichen werden. Dies kann zu Inkonsistenzen und Datenverlust führen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle relevanten Datenfelder vor der Integration identifiziert und entsprechend zugeordnet werden.
Unzureichende Schulung der Mitarbeiter: Auch wenn die technische Integration erfolgreich abgeschlossen ist, kann die fehlende Schulung der Mitarbeiter den Erfolg der Initiative gefährden. Mitarbeiter müssen die neuen Prozesse verstehen und in der Lage sein, die Systeme effektiv zu nutzen. Ein strukturierter Schulungsplan ist unerlässlich, um den Mitarbeitenden den Übergang zu erleichtern.
Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage
Analyse und Strategieentwicklung (Tage 1–5): Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe. Definieren Sie klare Ziele für die Integration und erstellen Sie eine Strategie, die diese Ziele widerspiegelt.
Datenmapping und Systemanalyse (Tage 6–10): Identifizieren Sie alle relevanten Datenfelder in den zu integrierenden Systemen. Erstellen Sie eine detaillierte Datenzuordnungstabelle, die sicherstellt, dass alle Daten korrekt abgeglichen werden.
Pilotprojekt durchführen (Tage 11–20): Implementieren Sie ein kleines Pilotprojekt, um die Integration im Detail zu testen. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass alle Systeme effizient zusammenarbeiten.
Mitarbeiterschulung (Tage 21–25): Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm für die Mitarbeiter, das auf die neuen Prozesse und Systeme zugeschnitten ist. Planen Sie Schulungen ein, mit denen sich das Personal mit den Änderungen vertraut machen kann.
Vollständige Implementierung und Bewertung (Tage 26–30): Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts und der Schulungen können Sie mit der vollständigen Implementierung beginnen. Evaluieren Sie die Integration kontinuierlich, um sicherzustellen, dass die definierten Ziele erreicht werden und die Systeme optimal funktionieren.
Durch strukturierte Planung und gezielte Massnahmen lässt sich die Integration von DMS, ERP und CRM erfolgreich umsetzen, was zu einer verbesserten Datenqualität und Effizienz in Ihrem Unternehmen führen wird.