Change Kommunikation — Praxisleitfaden — Grundlagen.
Kanäle in der Change-Kommunikation gezielt auswählen
In Veränderungsprozessen ist eine effektive Kommunikation entscheidend. Eine zentrale Frage dabei ist: Über welche Kanäle soll die Kommunikation erfolgen, um alle Beteiligten optimal zu erreichen und zu informieren? Die Wahl der richtigen Kanäle ist essenziell, damit die Botschaften klar und deutlich ankommen und eine hohe Akzeptanz im Unternehmen erzielen.
Typische Fehler und ihre Korrektur
Einheitskanal für alle Botschaften: Oftmals wird derselbe Kanal für alle Kommunikationsinhalte genutzt – sei es die E-Mail oder das schwarze Brett im Pausenraum. Dieser Einheitsansatz ignoriert jedoch die Vielfalt der Mitarbeiterpräferenzen und den Charakter der Botschaften. Eine E-Mail ist beispielsweise weniger geeignet für komplexe, emotionale Themen. Korrektur: Analysieren Sie den Inhalt Ihrer Botschaften und wählen Sie dafür den passenden Kanal. Kritische Themen oder umfangreiche Informationen könnten von persönlichen Meetings oder interaktiven Workshops profitieren.
Unzureichende Berücksichtigung von Rückkopplungskanälen: Veränderungen erfordern Dialog, doch oft enden Kommunikationsstrategien in einseitigen Mitteilungen. Dies führt zu Frustration und Missverständnissen. Korrektur: Integrieren Sie Feedback-Mechanismen in Ihre Kommunikationskanäle. Einfache Wege können anonyme Umfragen oder ein digitaler Feedbackkasten sein, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, Rückmeldungen zu geben und Fragen zu stellen.
Vernachlässigung der Zielgruppenanalyse: Ein weiteres Problem ist die fehlende Segmentierung der Mitarbeiter in verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen. Korrektur: Erstellen Sie ein Profil der unterschiedlichen Gruppen innerhalb Ihrer Organisation. Dies kann nach Abteilungen, Hierarchieebenen oder Kommunikationspräferenzen geschehen. Dadurch können Informationen besser zugeschnitten und über die bevorzugten Kanäle verteilt werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Bestandsaufnahme: In den ersten fünf Tagen führen Sie eine Bestandsaufnahme der derzeit genutzten Kommunikationskanäle und deren Effektivität durch. Identifizieren Sie, welche Kanäle für welche Art von Informationen zum Einsatz kommen und wie diese von den Mitarbeitenden angenommen werden.
Zielgruppenanalyse: Erarbeiten Sie in den nächsten fünf Tagen, zusammen mit den Personalverantwortlichen und Abteilungsleitern, eine Zielgruppenübersicht. Berücksichtigen Sie dabei die verschiedenen Informationsbedürfnisse und Vorlieben hinsichtlich Kommunikationskanälen.
Kanälauswahl und Planung: Zwischen Tag elf und zwanzig erstellen Sie einen Plan für die zukünftige Nutzung der Kommunikationskanäle. Bestimmen Sie, welcher Kanal für welche Botschaften und Zielgruppen am besten geeignet ist. Schliessen Sie dabei rückkopplungsfreundliche Kanäle ein, um den Dialog mit den Mitarbeitenden zu stärken.
Implementierung und Kontrolle: Ab Tag einundzwanzig setzen Sie den Kommunikationsplan in die Tat um. Beginnen Sie mit der Implementierung neuer Kanäle und sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für die Verwendung dieser neuen Kommunikationswege. Führen Sie nach einem Monat eine erste Evaluation durch, um festzustellen, welche Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Durch eine kluge, auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Kanalauswahl lässt sich die Effektivität der Change-Kommunikation erheblich steigern. Dies fördert nicht nur das Verständnis für den Wandel, sondern auch die Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitenden.