Überblick – Controlling und Prozesse richtig einordnen.
Kernaussage: Genaue Forecasts erfordern klar definierte Prozesse, regelmässige Überprüfungen und die Einbindung aller relevanten Datenquellen.
Rolle klar definieren
Um verlässliche Forecasts zu erstellen, ist die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten entscheidend. Vor allem in KMU-Betrieben kann es zu Unklarheiten kommen, wenn multiple Teams an der Vorhersage beteiligt sind. Eine klare Rollenverteilung sorgt dafür, dass alle Teammitglieder wissen, wer welche Daten bereitstellt und wer die finale Prognose formuliert. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, dass KMUs, die ihre Rollen strikt zuweisen, eine um 30 % höhere Genauigkeit in ihren Vorhersagen erreichen.
Datenquellen umfassend nutzen
Ein häufiger Fehler bei Forecasts im KMU-Bereich ist die ungenügende Berücksichtigung unterschiedlicher Datenquellen. Oft wird ausschliesslich auf historische Verkaufsdaten geschaut, ohne externe Faktoren wie Marktentwicklungen oder saisonale Schwankungen einzubeziehen. Eine bessere Vorgehensweise ist die Integration von verschiedenen Datenquellen, die einen umfassenderen Blick auf die Unternehmenslage ermöglichen. Dadurch kann nicht nur die Genauigkeit verbessert werden, sondern auch Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse werden erhöht.
Regelmässige Überprüfung und Anpassung
Static Forecasts, die nur einmal im Jahr erstellt werden, sind selten zutreffend. Genaue Vorhersagen erfordern eine regelmässige Überprüfung und Anpassung der Annahmen. Ein KMU aus der Lebensmittelbranche hat seine Vorhersagen vierteljährlich statt einmal jährlich überprüft und konnte seine Zielabweichung um die Hälfte reduzieren. Diese kontiniuerliche Anpassung ist entscheidend, um auf veränderte Marktbedingungen schnell reagieren zu können.
Typische Fehler und Korrekturen
Ein typischer Fehler ist die Überschätzung von Verkaufszahlen. Oft werden Prognosen aufgrund von Optimismus fehlerhaft eingesetzt. Die Korrektur besteht darin, konservative Schätzungen vorzuziehen und realistische Wachstumsraten zu berücksichtigen. Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung externer Einflüsse. Diese können durch regelmässige Marktanalysen und den Austausch mit Branchenkollegen besser eingeschätzt werden. Auch die fehlende Einbeziehung der gesamten Kostenstruktur kann Forecasts verfälschen. Ein genaues Budgetmanagement mit vollständiger Kostenübersicht sollte regelmässig durchgeführt werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 30 Tage
Bestimmen Sie die Verantwortlichkeiten für den Forecast-Prozess und kommunizieren Sie diese klar an das gesamte Team.
Sammeln Sie die relevanten historischen Daten und identifizieren Sie zusätzliche externe Datenquellen, wie Marktdaten oder Wirtschaftsentwicklungen.
Erstellen Sie einen ersten Entwurf des Forecasts und benennen Sie die Annahmen, die diesen untermauern.
Führen Sie ein Team-Meeting durch, um den Entwurf zu präsentieren und Feedback von verschiedenen Abteilungen einzuholen.
Überarbeiten Sie den Forecast aufgrund des erhaltenen Feedbacks und der kritisch überprüften Annahmen.
Planen Sie monatliche Überprüfungen des Forecasts, um notwendige Anpassungen zeitnah vornehmen zu können.
Dokumentieren Sie alle Prozesse und Erkenntnisse, um den Fortschritt zu verfolgen und zukünftige Forecasts zu verbessern.