Feedback effektiv zu nutzen — Praxis — Praxis — Praxis — Praxis

In der Business Analyse ist es entscheidend, Stakeholder effektiv abzuholen und einzubinden, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Eine klare Kommunikation und Einbindung der relevanten Personen kann entscheidend dazu beitragen, die Projektziele zu erreichen und Missverständnisse zu vermeiden.

Kernaussage:

Im Rahmen der Business Analyse besteht eine der wichtigsten Aufgaben darin, Stakeholder sauber abzuholen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen vollständig verstanden und berücksichtigt werden. Dies erfordert eine geplante und strukturierte Herangehensweise, um häufige Fehler zu vermeiden und den Projekterfolg zu sichern.

Typische Fehler und deren Korrektur:

Unzureichende Identifikation der Stakeholder:

Ein häufiger Fehler besteht darin, nicht alle relevanten Stakeholder frühzeitig zu identifizieren. Dies kann dazu führen, dass wichtige Perspektiven und Anforderungen übersehen werden. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte eine umfassende Stakeholder-Analyse durchgeführt werden. Diese sollte alle internen und externen Partner erfassen, die ein Interesse oder Einfluss auf das Projekt haben.

Unklare Kommunikation der Projektziele:

Oftmals werden Stakeholder nicht klar über die Ziele und den Fortschritt eines Projekts informiert. Dies kann zu Missverständnissen und Widerständen führen. Um dies zu korrigieren, sollten regelmässige Meetings und Updates organisiert werden, um die Stakeholder über den aktuellen Stand zu informieren und Raum für Feedback zu bieten.

Fehlende Berücksichtigung von Feedback:

Ein weiterer Fehler ist es, das erhaltene Feedback der Stakeholder nicht in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Dies kann das Vertrauen der Stakeholder untergraben. Es ist wichtig, ein System einzurichten, um eingehendes Feedback zu dokumentieren, zu bewerten und bei Bedarf in die Projektplanung zu integrieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage:

Tag 1–5: Stakeholder-Analyse durchführen:

Listen Sie alle möglichen Stakeholder auf.

Bestimmen Sie die Einfluss- und Interessensstärke jedes Stakeholders.

Dokumentieren Sie Erwartungen und mögliche Beiträge der Stakeholder.

Tag 6–10: Kommunikationsplan entwickeln:

Erstellen Sie einen Kommunikationsfahrplan, der die Häufigkeit, Kanäle und Verantwortlichkeiten für die Kommunikation mit den Stakeholdern definiert.

Richten Sie ein Archivierungssystem für Dokumentation und Fortschrittsberichte ein.

Tag 11–20: Stakeholder-Engagement initiieren:

Organisieren Sie ein erstes Kick-off-Meeting, um Ziele und Erwartungen zu besprechen.

Etablieren Sie regelmäßige Feedback-Schleifen und achten Sie darauf, wie Rückmeldungen in die Projektarbeit integriert werden können.

Tag 21–30: Evaluierung und Anpassung:

Bewerten Sie den bisherigen Verlauf der Stakeholder-Einbindung.

Führen Sie eine kurze Umfrage oder Feedbackrunde durch, um die Zufriedenheit der Stakeholder zu analysieren.

Passen Sie den Plan basierend auf den Ergebnissen und Rückmeldungen an, um die Beteiligung und Unterstützung der Stakeholder zu optimieren.
Durch die Anwendung dieser strukturierten Methode lassen sich die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder besser steuern und somit ein wesentlicher Beitrag zum Projekterfolg leisten.