Business Analyse — Praxisleitfaden — Grundlagen — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
In der Business Analyse ist die korrekte Einbindung der Stakeholder ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Projekts. Der Begriff "Stakeholder abholen" beschreibt die Notwendigkeit, alle relevanten Interessensgruppen im Prozess zu berücksichtigen, Informationen zu teilen und deren Inputs effektiv zu integrieren. Dies stellt eine Brücke zwischen Strategie und operativer Umsetzung dar.
Typische Fehler bei der Stakeholder-Einbindung
Unvollständige Stakeholder-Identifikation: Oftmals werden nicht alle relevanten Stakeholder zu Beginn eines Projekts identifiziert. Dies kann dazu führen, dass wichtige Perspektiven übersehen werden und spätere Projektphasen behindern. Eine Lösung besteht darin, zu Beginn des Projekts eine umfassende Stakeholder-Analyse durchzuführen. Dies beinhaltet das Erstellen einer vollständigen Liste aller internen und externen Stakeholder und deren jeweilige Interessen sowie Einflussmöglichkeiten.
Mangelnde Kommunikation: Eine der häufigsten Herausforderungen ist unzureichende oder unregelmässige Kommunikation. Stakeholder, die sich nicht ausreichend informiert fühlen, neigen dazu, dem Projekt mit Skepsis zu begegnen oder Widerstände zu entwickeln. Der Einsatz eines Kommunikationsplans, der klare Informationen darüber enthält, wer wann und wie über den Fortschritt informiert wird, kann hier Abhilfe schaffen.
Unklar definierte Verantwortlichkeiten: Wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder nicht klar sind, kann dies zu Verwirrungen und Verzögerungen führen. Es empfiehlt sich, zu Beginn des Projekts klare Rollenbeschreibungen zu erstellen und diese mit den entsprechenden Verantwortlichen zu teilen, um Verständnis und Zustimmung sicherzustellen.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Tage 1–7: Stakeholder-Analyse Beginnen Sie mit der umfassenden Identifikation aller relevanten Stakeholder. Nutzen Sie Brainstorming-Meetings oder Workshops, um ein vollständiges Bild zu erzeugen. Dokumentieren Sie die Interessen und Einflussmöglichkeiten eines jeden Stakeholders.
Tage 8–14: Erarbeitung des Kommunikationsplans Auf Basis der abgeschlossenen Analyse entwickeln Sie einen detaillierten Kommunikationsplan. Bestimmen Sie die Kommunikationskanäle, -frequenz und -inhalte, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder-Gruppen abgestimmt sind.
Tage 15–21: Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten Erstellen Sie ein Organigramm und detaillierte Rollenbeschreibungen, die Sie mit den betroffenen Stakeholdern offen diskutieren und abstimmen. Sicherstellen, dass jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar versteht.
Tage 22–30: Umsetzung und Feedback-Runde Setzen Sie den Kommunikationsplan in Aktion und führen Sie erste Gespräche über die definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. Fordern Sie aktiv Rückmeldungen von den Stakeholdern ein und passen Sie bei Bedarf den Plan an. Dies fördert nicht nur Transparenz, sondern auch das Vertrauen in den Prozess.
Durch sorgfältige Planung und die konsequente Umsetzung dieser Schritte können Missverständnisse verringert und die Effizienz in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern erheblich gesteigert werden.