Effizienzsteigerung durch modellgetriebene Prozessautomatisierung

Die Bedeutung der modellgetriebenen Automatisierung für KMUs

Modellgetriebene Automatisierung ist ein Ansatz, der es kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Mit Hilfe von BPMN-Bots können Prozesse anhand von klar definierten Modellen automatisiert und optimiert werden. Dieser Artikel beleuchtet, wie KMUs von der modellgetriebenen Automatisierung profitieren können und gibt praktische Hinweise zur Umsetzung.

Vorteile der modellgetriebenen Automatisierung

Für KMUs bietet die modellgetriebene Automatisierung erhebliche Vorteile. Sie ermöglicht es, Prozesse grafisch darzustellen und dadurch Schwachstellen leicht zu identifizieren. Mit BPMN-Bots können repetitive Aufgaben automatisiert werden, was insbesondere in der Buchhaltung oder beim Kundenservicemanagement von grossem Nutzen ist. Ein Beispiel hierfür ist die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen, bei der der Bot die Rechnungsdaten ausliest und in das Buchhaltungssystem einpflegt.

Praktische Anwendung im KMU-Alltag

Die Einführung modellgetriebener Automatisierung sollte schrittweise erfolgen. Beginnen Sie mit einem klar definierten Prozess, der bisher manuell durchgeführt wurde, wie die Bearbeitung von Kundenanfragen. Mit BPMN lässt sich dieser Prozess modellieren und automatisieren, indem typische Anfragen erkannt und automatisch beantwortet oder an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies spart Zeit und verbessert die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Typische Fehler und Korrekturen

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von BPMN-Bots ist die ungenaue Prozessmodellierung. Oft werden Prozesse nicht detailliert genug erfasst, was zu ineffektiver Automatisierung führt. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen den gesamten Prozess im Detail untersuchen und alle relevanten Schritte klar definieren.

Ein weiterer Fehler ist der Versuch, zu viele Prozesse gleichzeitig zu automatisieren. Dies führt zu Überlastung und kann den Überblick erschweren. Stattdessen sollten schrittweise und gut dokumentierte Implementierungen vorgenommen werden.

Schliesslich unterschätzen viele KMUs die Bedeutung der kontinuierlichen Überprüfung und Anpassung automatisierter Prozesse. Einmal eingehende Automatisierungen sollten regelmässig kontrolliert und bei Bedarf modifiziert werden, um veränderten Bedingungen gerecht zu werden.

14-Tage-Handlungsanleitung zur Einführung

Definieren Sie einen Zielprozess, der automatisiert werden soll. Wählen Sie einen Prozess, der regelmäßig vorkommt und dessen Automatisierung einen messbaren Effizienzgewinn verspricht.

Modellieren Sie den gewählten Prozess mit BPMN-Tools. Achten Sie auf eine detaillierte und fehlerfreie Darstellung.

Implementieren Sie einen kleinen Prototypen mit einem BPMN-Bot, um den modellierten Prozess zu testen. Beginnen Sie mit einem Teil des Prozesses, um die Funktionalität sicherzustellen.

Testen Sie die Automatisierung mit realen Daten und beobachten Sie die Ergebnisse. Achten Sie darauf, unvorhergesehene Probleme oder Unstimmigkeiten zu dokumentieren.

Optimieren Sie basierend auf den Testergebnissen die Prozesseinstellungen und beheben Sie erkannte Fehler. Wiederholen Sie den Testzyklus.

Schulen Sie die beteiligten Mitarbeiter im umgestellten Prozess und weisen Sie auf die neuen Abläufe und deren Handhabung hin.

Führen Sie die automatisierte Lösung in den regulären Betrieb über. Überwachen Sie weiterhin den Prozess und optimieren Sie fortlaufend nach Bedarf.

Durch die strukturierte Umsetzung dieser Schritte können KMUs die Vorteile der modellgetriebenen Automatisierung optimal nutzen und damit ihre Effizienz nachhaltig steigern.