Effizienzsteigerung durch KI-gestützte Belegextraktion — Überblick

Automatisierung der Belegextraktion als Effizienzsteigerung im Finanzwesen

Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) zur automatischen Extraktion von Belegen verspricht erhebliche Effizienzgewinne und Fehlerreduzierung im Bereich Finanzen und Controlling. Durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen können Unternehmen den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Quittungen und anderen Finanzdokumenten deutlich reduzieren.

Typische Fehler bei der automatischen Belegextraktion

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von KI-gestützten Lösungen zur Belegextraktion ist die mangelhafte Datenqualität. Unvollständige oder fehlerhafte Scan-Vorlagen beeinträchtigen die Erkennungsrate der eingesetzten Software erheblich. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen auf eine hochauflösende Digitalisierung der Unterlagen achten und sicherstellen, dass alle Dokumente einheitlich und sauber erfasst werden.

Ein zweiter typischer Fehler besteht in der unzureichenden Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Standardlösungen können oft nicht alle Besonderheiten und individuellen Formate der Belege berücksichtigen. Abhilfe schaffen hier anpassbare KI-Modelle, die trainiert werden können, um die Spezifika der jeweiligen Dokumente eines Unternehmens besser zu interpretieren und zu verarbeiten.

Ein dritter möglicher Fehler ist die Vernachlässigung der Benutzerakzeptanz. Mitarbeitende, die in den Prozess der Belegextraktion involviert sind, könnten Vorbehalte gegenüber der neuen Technologie haben oder Schwierigkeiten bei deren Nutzung erfahren. Eine zielführende Lösung besteht in der Einbeziehung der betroffenen Mitarbeitenden in den Einführungsprozess sowie der Bereitstellung ausreichender Schulungen und kontinuierlicher Unterstützung.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Bedarfsanalyse und Planung (Tag 1–5):

Bestimmen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Belegextraktion und identifizieren Sie die erwarteten Vorteile.

Setzen Sie ein Projektteam aus IT-Spezialisten, Controlling-Mitarbeitenden und weiteren relevanten Abteilungen zusammen.

Auswahl und Anpassung der Lösung (Tag 6–15):

Evaluieren Sie verschiedene Softwarelösungen basierend auf Ihren Anforderungen.

Wenn möglich, testen Sie Pilotprojekte mit mehreren Anbietern und prüfen Sie deren Fähigkeit zur Anpassung an Ihre spezifischen Dokumente.

Implementierung und Schulung (Tag 16–25):

Beginnen Sie mit der Implementierung der ausgewählten Lösung.

Führen Sie Schulungen für die relevanten Mitarbeitenden durch, um deren Kompetenzen im Umgang mit der neuen Technologie zu stärken.

Evaluation und Optimierung (Tag 26–30):

Überwachen Sie den Einsatz der Lösung, bewerten Sie die ersten Ergebnisse und sammeln Sie Feedback von den Nutzern.

Passen Sie die Lösung an, um die Erkennungsgenauigkeit zu verbessern und auf Grundlage des Feedbacks kontinuierlich zu optimieren.
Durch diese strukturierte Herangehensweise können Unternehmen die Vorteile der automatischen Belegextraktion effizient nutzen und Herausforderungen von Anfang an begegnen. Eine erfolgreiche Implementierung führt zu einer deutlichen Reduktion des manuellen Aufwands und ermöglicht es, Ressourcen effektiver für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.