Effizienzsteigerung durch KI-gesteuerte Belegextraktion — Überblick

Belegextraktion im Finanzwesen automatisieren

Die automatisierte Extraktion von Belegen verändert das Finanz- und Controlling-Management in KMU grundlegend, indem sie Zeit spart und Genauigkeit erhöht. Unternehmen können dadurch Buchhaltungsprozesse optimieren, indem Rechnungsdaten automatisch erfasst und verarbeitet werden.

Herausforderungen bei der manuellen Belegverarbeitung

Traditionell wird die Belegverarbeitung von Hand erledigt. Dies ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann zu Verzögerungen in der Finanzberichterstattung führen. Beispiel: Ein KMU erhält täglich zahlreiche Rechnungen. Mitarbeiter müssen diese manuell erfassen und kontrollieren, was nicht nur fehleranfällig ist, sondern auch viel Arbeitszeit kostet. Mit der Automatisierung entfällt der Grossteil dieser Arbeit.

Funktionsweise automatisierter Systeme

Automatisierte Systeme verwenden Technologien wie Texterkennung (OCR) und maschinelles Lernen, um relevante Daten aus Belegen zu extrahieren. Diese Informationen werden dann in ERP-Systeme oder Buchhaltungssoftware integriert. Ein typisches Beispiel: Eine eingehende Rechnung wird eingescannt, und das System erkennt automatisch relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.

Typische Fehler bei der Implementierung

Ein häufiger Fehler ist die Wahl einer ungeeigneten Softwarelösung. KMU müssen darauf achten, dass die Software kompatibel mit bestehenden IT-Systemen ist. Die Lösung: Vor der Anschaffung Referenzen einholen und Testversionen nutzen, um die Kompatibilität sicherzustellen.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die Mitarbeiter nicht ausreichend zu schulen. Unzureichende Schulungen führen dazu, dass Systeme nicht korrekt genutzt werden. Die Korrektur: Ein umfassendes Schulungsprogramm, das alle relevanten Funktionen der neuen Software abdeckt.

Schliesslich wird oft der Datenschutz vernachlässigt. Fehlende Sicherheitsmassnahmen können zu Datenlecks führen. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Daten gemäss den Datenschutzvorgaben geschützt werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 30 Tage

Analyse der aktuellen Prozesse (1-5 Tage): Erfassen Sie den Umfang und die Häufigkeit der Belegverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Wahl der Software (6-10 Tage): Recherchieren Sie passende Anbieter und führen Sie Testläufe mit verschiedenen Softwarelösungen durch.

Systemintegration planen (11-15 Tage): Entwickeln Sie einen Plan zur Integration der neuen Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur, unter Einbeziehung Ihrer IT-Abteilung.

Mitarbeiterschulung (16-20 Tage): Organisieren Sie Schulungen für alle relevanten Mitarbeiter, um die Nutzung der neuen Systeme effizient zu gestalten.

Testlauf und Optimierung (21-25 Tage): Führen Sie einen Testlauf durch und optimieren Sie die Prozesse basierend auf den gesammelten Erfahrungen.

Vollständige Implementierung (26-30 Tage): Nach erfolgreichen Tests und Anpassungen setzen Sie die Software vollständig im Tagesgeschäft ein.

Durch sorgfältige Planung und Umsetzung der automatisierten Belegextraktion können KMU ihre Effizienz steigern und Fehler in der Buchhaltung reduzieren.