Effizienzsteigerung durch gezielte BPMN-Bot Prompts — Überblick

Effektive Nutzung von BPMN-Bots in 30 Tagen

Die Implementierung eines BPMN-Bots (Business Process Model and Notation) zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kann für viele KMU eine erhebliche Effizienzsteigerung bedeuten. Eine zielführende Herangehensweise zur Einführung solcher Systeme besteht darin, innerhalb von 30 Tagen 100 spezifische Prompts zu entwickeln, die den Bot auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden. Dies fördert nicht nur die Automatisierungsinitiativen, sondern auch die Qualität und Präzision der ausgeführten Prozesse.

Typische Fehler bei der Implementierung

Unpräzise Prompts: Ein häufiger Fehler liegt in der Verwendung unklarer oder allgemein gehaltener Prompts. Wenn die Anforderungen an den BPMN-Bot nicht klar formuliert sind, kann dies zu fehlerhaften, ungenauen Ergebnissen führen. Zur Korrektur sollten Prompts so konkret wie möglich formuliert und mit ausreichend Kontext versehen werden, damit der Bot die Aufgaben exakt ausführen kann.

Unzureichendes Testing der Prompts: Eine weitere Herausforderung besteht darin, Prompts unzureichend zu testen, bevor sie in den Produktivbetrieb überführt werden. Ein ungetesteter Prompt kann unerwartete Resultate und eine inkonsistente Prozessausführung zur Folge haben. Abhilfe schafft hier ein strukturiertes Testverfahren, bei dem jede Anweisung systematisch geprüft und durch verschiedene Szenarien getestet wird, bevor sie für den Produktivbetrieb freigegeben wird.

Fehlende Anpassung an Prozesserfordernisse: Oftmals werden BPMN-Bots mit vordefinierten Prompts eingesetzt, die jedoch möglicherweise nicht optimal auf die spezifischen Prozesserfordernisse des KMU abgestimmt sind. Die Lösung hierfür besteht in der individuellen Anpassung und kontinuierlichen Überarbeitung der Prompts, um die sich ändernden geschäftlichen Anforderungen zu adressieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tage 1–5: Konsolidierung des aktuellen Verständnisses von Geschäftsprozessen und Identifizierung kritischer Abläufe, die von der Automatisierung profitieren könnten. Priorisieren Sie Prozesse, die einfach zu automatisieren sind und deren Automatisierung die grösste Wirkung verspricht.

Tage 6–10: Entwicklung einer ersten Reihe von 25 Prompts. Stellen Sie sicher, dass diese präzise, spezifisch und vollständig auf die erforderlichen Geschäftsprozesse abgestimmt sind. Organisieren Sie Workshop-Sitzungen mit Mitarbeitenden, um deren Input zu sammeln und mitzuberücksichtigen.

Tage 11–15: Testen Sie die erstellten Prompts innerhalb einer kontrollierten Umgebung. Analysieren Sie die Ergebnisse der Bot-Aktivitäten und passen Sie die Prompts bei Bedarf an. Erweitern Sie das Set um weitere 25 Prompts basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.

Tage 16–20: Fahren Sie mit dem Testing der erweiterten Prompt-Sets fort. Binden Sie relevante Stakeholder ein und holen Sie deren Feedback ein, um die Ergebnisse fortlaufend zu optimieren.

Tage 21–25: Erarbeiten Sie die letzten 50 Prompts und führen Sie abschliessend umfassende Tests durch. Prüfen Sie die Volatilität und Belastbarkeit der Prompts unter verschiedenen Bedingungen.

Tage 26–30: Finalisieren Sie die Änderungen, integrieren Sie die Prompts in die betroffenen Geschäftsprozesse und schulen Sie die Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Automatisierungsfunktionen. Evaluieren Sie die Effizienzsteigerung und ziehen Sie Schlussfolgerungen für künftige Verbesserungsmassnahmen.
Die sorgfältige Erstellung und kontinuierliche Anpassung der Prompts für BPMN-Bots ermöglicht es KMU, nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne zu erzielen, sondern auch langfristige Prozessoptimierungen zu erreichen.